10 інструментів для узгодження робочих процесів і підтримки позитивної командної культури

Позитивна командна культура заохочує людей вільно висловлюватися — звісно ж, залишаючись професійними.

Щоб компанія зростала, команда повинна працювати як єдиний організм. Найкраще це вдається тоді, коли культура в команді сприяє здоровій співпраці, заснованій на чесності та прозорості — і заохочує її. З огляду на те, наскільки сильно змінилася робоча культура за останні роки, вам потрібні правильні інструменти, щоб рухатися вперед.

У цій статті ми розглянемо десять інструментів, які допоможуть вам узгоджувати робочі процеси і водночас підтримувати здорову й позитивну командну культуру.

1. Chanty: Забезпечує всі типи комунікації між учасниками команди.
2. vcita: Керуйте календарем бронювань, щоб краще обслуговувати клієнтів.
3. Zoho Desk: HR-система тікетів, яка допомагає відповідати на всі запитання вашої команди.
4. TimeDoctor: Відстежуйте, скільки часу ви працюєте, щоб легше знаходити баланс між роботою та особистим життям.
5. Trello: Відстежуйте прогрес завдань і проєктів спільно з командою.
6. GetAccept: Переконайтесь, що починаєте співпрацю з колегами правильно.
7. Google Workspace: Створюйте й діліться документами будь-де й будь-коли.
8. HubSpot CRM: Узгоджуйте зусилля команд маркетингу, продажів і підтримки клієнтів.
9. Notion: Створюйте, поширюйте та керуйте документами під час командної роботи над проєктами.
10. Miro: Візуальна співпраця на безмежному полотні для динамічних команд.

Що таке командна культура?

Її не можна побачити, але її можна відчути!

Командна культура — це спільний набір переконань, цінностей, цілей і моделей поведінки, які визначають відділ або організацію в цілому.

Подібним чином, культура команди — це її спільне ставлення, цінності, цілі та методи роботи. Кожен бізнес має домінантну культуру. Але в компанії багато команд. Чи має кожна з них однакову культуру? Ні.

У кожної команди є менеджер зі своїм підходом до управління. Наприклад, команда інженерів може спілкуватися зовсім інакше, ніж команда з продажу. Деякі керівники віддають перевагу синхронній комунікації, а інші — асинхронній. У таких команд також будуть свої ієрархії — формальні або неформальні.

У цій статті ми розглянемо десять інструментів, які допоможуть вам узгодити робочі процеси та водночас підтримувати здорову й позитивну командну культуру.

1. Chanty: Командна комунікація

Chanty — це простий, але водночас функціональний застосунок для командної співпраці, який оптимізує внутрішню взаємодію та сприяє формуванню позитивної командної культури. Учасники команди можуть надсилати повідомлення індивідуально або в групах, записувати аудіо та відео, здійснювати дзвінки, а також керувати завданнями.

Ви також можете переглядати завдання у вигляді канбан-дошки або списку — так вам буде зручніше відстежувати актуальний статус усіх проєктів. Функція сповіщень у реальному часі та мобільні застосунки дають змогу залишатися на зв’язку з командою навіть у дорозі.

Chanty пропонує безплатний тарифний план, у якому можна додати до 5 учасників. Платний план стартує від $3 на місяць. За даними G2, Chanty отримав оцінку 4.5 з 5 від 35 рецензентів.

2. vcita: Планування та управління записами

vcita — це платформа для управління малим бізнесом, яка допомагає постачальникам послуг ефективніше розподіляти свої людські ресурси, керуючи записами та бронюваннями клієнтів. Завдяки порталу для планування та віджету vcita компанії можуть приймати бронювання та призначати на зустріч відповідного учасника команди залежно від його доступності.

Усі записи та бронювання автоматично синхронізуються з календарем вашої організації, що покращує прозорість і взаєморозуміння між членами команди. Крім того, vcita автоматично надсилає нагадування про зустрічі, щоб зменшити кількість неявок, а всі бронювання послуг синхронізуються з вбудованою CRM-системою, порталом клієнтських комунікацій, білінговою системою та аналітичною панеллю бізнес-інтелекту.

Як платформа, vcita пропонує тарифні плани від $19 на місяць для одного користувача, надаючи доступ до повного набору функцій для керування клієнтами, зокрема порталу самообслуговування клієнтів і автоматизованої звітності. За даними G2, vcita має рейтинг 4.4 з 5 на основі 47 відгуків.

3. Zoho Desk: HR-трекінг запитів

Zoho Desk допомагає HR-відділам усувати будь-які перешкоди, з якими можуть стикатися співробітники під час адаптації або роботи. Цей інструмент забезпечує просте рішення, яке гарантує, що кожного працівника буде почуто й оцінено.

Окрім обробки звернень до служби підтримки, ви також можете спілкуватися з працівниками, щоб вирішити їхні запитання щодо умов праці, створювати та керувати внутрішньою базою знань, а також формувати віртуальну спільноту.

Zoho Desk пропонує безплатний тарифний план для трьох агентів. Після цього вартість становитиме $14 на місяць за одного агента при оплаті за рік. Понад 4000 користувачів G2 оцінили Zoho Desk на 4.4 з 5.

4. Time Doctor: Відстеження часу

Time Doctor — це інструмент для відстеження та керування робочим часом, який допомагає компаніям усунути відволікаючі фактори під час роботи та покращити баланс між роботою й особистим життям. Він також надає корисні аналітичні дані, зокрема звіти про продуктивність і облік офлайн-активності.

Це чудовий інструмент для того, щоб кожен робочий процес і кожен член команди працювали ефективно, водночас отримуючи більше контролю над своїм робочим днем. Це дозволяє їм створювати сталі щоденні графіки без ризику вигоряння, сприяючи розвитку командної культури.

Базовий тариф Time Doctor становить $70 на одного користувача на рік. На G2 застосунок отримав оцінку 4.4/5 від понад 300 користувачів.

5. Trello: Пріоритизація та управління завданнями

Trello — популярний інструмент для управління завданнями та проєктами, а його зручний інтерфейс допомагає командам будь-якого розміру узгоджувати свою роботу. Тут ви можете ділитися всіма деталями щодо завдання, включно з дедлайнами, вкладеннями тощо, а також вести обговорення із зацікавленими учасниками.

Члени команди не лише розуміють, що їм потрібно робити далі, а й знають, над чим працюють інші, а також який прогрес у кожному завданні чи проєкті. Це слугує єдиним джерелом правди для менеджерів, які можуть моніторити поточні завдання та відстежувати попередню активність. Команди з розробки продуктів також можуть легко співпрацювати на різних етапах процесу управління продуктом.

Trello пропонує безкоштовний тариф із великою кількістю функцій. Платні плани починаються від $5 на одного користувача на місяць за річної оплати. Понад 12 000 користувачів Trello на G2 оцінили застосунок на 4.4/5.

6. GetAccept: Управління контрактами

GetAccept — це інструмент для створення та управління контрактами. Він допомагає почати співпрацю з новими працівниками без непорозумінь завдяки юридично обов’язковим угодам. Завдяки різноманітним шаблонам і конструктору з функцією drag-and-drop ви можете створювати контракти за лічені хвилини.

Ви та ваші колеги по команді отримаєте повну ясність перед початком співпраці, що зменшує ризик конфліктів через нечітко сформульовані умови взаємодії. Це допоможе вам із самого початку будувати чесні стосунки з працівниками.

GetAccept пропонує безкоштовний тарифний план, який дозволяє керувати обмеженою кількістю контрактів, а платні плани починаються від $15 на одного користувача на місяць. Понад 500 рецензентів на G2 оцінили GetAccept на 4.6/5.

7. Google Workspace: Управління документами

Google Workspace перетворився на незамінний інструмент майже в кожній компанії, незалежно від сфери діяльності. Ви можете створювати та поширювати документи, електронні таблиці, презентації й інші матеріали у своїй команді, а також із зовнішніми співпрацівниками.

Зручний інтерфейс користувача допомагає членам команди ділитися інформацією у будь-якому форматі, отримувати відгуки, вести глибокі обговорення, редагувати та погоджувати документи асинхронно. Це сприяє балансу між роботою та особистим життям, що позитивно впливає на командну культуру.

Ви можете безкоштовно скористатися всіма цими функціями з обмеженим обсягом пам’яті. Вартість Google Workspace залежить від ваших потреб. Понад 40 000 користувачів оцінили цей застосунок на 4.6/5 на G2.

8. HubSpot: CRM-застосунок

CRM-рішення HubSpot допомагає відділам маркетингу, продажів і підтримки клієнтів компанії ефективно працювати разом. Воно збирає всі дані про клієнта в одному місці, створюючи спеціальні профілі ще з моменту їхньої появи як потенційних клієнтів.

Це спрощує співпрацю між різними відділами, що не лише допомагає залучати найбільш кваліфіковані ліди, які стають цінними клієнтами, але й постійно вдосконалює всі відповідні процеси, пов’язані з ними.

HubSpot пропонує безкоштовний тарифний план для своїх CRM-інструментів. Вартість залежить від ваших потреб і функцій, які ви хочете використовувати.

9. Notion: Співпраця та продуктивність

Notion — це інструмент для співпраці та підвищення продуктивності, який можна налаштувати будь-яким зручним для вас способом. Він дозволяє командам ефективно створювати, ділитися та керувати інформацією у майже будь-якому форматі.

Ви можете співпрацювати з командою, керувати проєктами та ділитися документами в одному місці, де кожна команда унікально налаштовує свої робочі процеси. Завдяки підтримці глобальної спільноти творців і різноманітним шаблонам для початку, Notion допомагає людям ефективно працювати разом.

Notion пропонує безстроковий безплатний тарифний план для особистого використання з обмеженим набором функцій. Платні плани починаються від $4 на місяць при річній оплаті. Понад тисячу користувачів оцінили його на 4.6/5 на G2.

10. Miro: Спільна біла дошка

Miro — це інструмент для візуальної співпраці, де всі члени команди одночасно працюють на безмежному полотні. Ви можете малювати ескізи, додавати нотатки, створювати вайрфрейми тощо, коментуючи та анотуючи роботу один одного для обміну відгуками.

Оскільки гібридна робота стає все більш поширеною, рішення для спільної роботи від Miro дає змогу компаніям забезпечити свої команди інструментами для кращого узгодження зусиль. Miro пропонує безліч шаблонів та інтеграцій, які допоможуть швидко розпочати роботу.

Miro має безстроковий безплатний тарифний план, що дозволяє командам опановувати застосунок у власному темпі. Платні плани починаються від $8 на одного користувача на місяць при річній оплаті. Майже 4000 користувачів оцінили Miro на 4.8/5 на G2.

Підсумок про командну культуру

Усі команди в компанії та члени кожної команди повинні узгоджувати свої зусилля задля загального успіху. Здорова командна культура має вирішальне значення для узгодження робочих процесів, оскільки вона зближує команди, заохочуючи чесну та прозору комунікацію.

Отже, команди повинні мати відповідні інструменти, перелічені нижче, які допомагають їм узгоджувати свої робочі процеси, водночас підтримуючи здорову командну культуру: