Ви отримуєте звіт у таблиці на електронну пошту щоп’ятниці. У ньому відображаються ваші показники доходу, кількість замовлень та інші ключові метрики вашого бізнесу. Це важлива інформація. І Джонатан чудово справляється з його складанням.
Але Джонатан захворів на кілька днів. І звіт не надходить. Виявляється, тільки він знає, як його підготувати. Усі довіряють Джонатану — це не проблема. Але немає резервного плану для отримання ключових результатів.
Усі попередні звіти зберігаються у вашій системі управління знаннями, тож ви маєте історичні дані. Але ніхто не знає, як фактично скласти цей звіт. Це проблема робочого процесу.
Що таке робочий процес?
Робочий процес — це система впровадження, документування, моніторингу та вдосконалення повторюваних завдань і бізнес-процесів, які відбуваються в певному порядку для досягнення конкретної мети. Робочий процес додає більше структури до щоденних організаційних процесів.
Як змінити культуру навколо робочих процесів?
У бізнес-контексті завжди існує напруга між тим, як усе відбувається на практиці, і тим, як усе має відбуватися. Є розрив між тим, як ваша команда фактично працює, і тим, як вона повинна працювати. У вас можуть бути задокументовані процеси, але яка з них користь, якщо кожен все одно виконує завдання по-своєму? У результаті процес нібито переосмислюється щоразу заново.
Було чимало проблем у робочому процесі, який використовував Джонатан, навіть якщо його звіти були фактично точними.
У цьому дописі ми розглянемо кроки, які варто зробити, щоб впровадити кращий робочий процес, який буде працювати щоразу.
1. Уважно слухайте
Зміни в організації можуть бути схожі на емоційні американські гірки. Вони одночасно викликають захоплення, роздратування й нерозуміння. Найважливіше — спочатку слухати.
Перш ніж впроваджувати масштабні зміни в робочих процесах, варто вислухати й зрозуміти, як і чому все наразі працює саме так.
Це потребуватиме часу, досліджень і, ймовірно, кількох зустрічей за кавою, щоб відкрито обговорити процеси.
Зміни можуть вимагати індивідуального підходу — залежно від зацікавленості, залученості та рівня навичок кожного учасника.
Наприклад, якщо саме Джонатан був ініціатором або автором нинішнього підходу, йому знадобиться більше часу, щоб прийняти нові зміни. Прослухати його точку зору буде надзвичайно важливо перед тим, як змінювати робочий процес.
2. Спільно працюйте над формуванням робочого процесу
Якщо ваша команда спільно працює над створенням процесу, його впровадження стає значно ймовірнішим. Більше людей будуть розуміти, як усе має працювати, і помилки можна буде швидко виявити.
У випадку з Джонатаном важливо попросити його записати кожен етап, а потім передати на перевірку колезі, менеджеру або обом. Вони можуть запропонувати інший — швидший — спосіб виконання або вказати на додаткову важливу метрику, яку потрібно врахувати.
Спільна робота над робочим процесом зробить його більш стійким.
Це також допоможе виявити й усунути зайві або неефективні етапи. Наприклад, якщо у звіті Джонатана є крок, який є зайвим або може бути автоматизований, відкрите обговорення може призвести до покращень. Завдяки правильним інструментам для співпраці — таким як система управління проєктами — команда може в режимі реального часу аналізувати та оптимізувати процес.
3. Поважайте процес формування звички
Коли робочі процеси вже визначено, реагуйте лише на запити, які надходять через затверджений порядок.
Якщо Джонатан працює над звітом, дайте йому зрозуміти, що звіт не вважатиметься завершеним, поки не буде дотримано кожного етапу робочого процесу. Це може спричинити деякі труднощі на початку, але з часом усе налагодиться.
Нові звички складно формуються. Іноді на це може піти навіть два місяці!
Але якщо зупинитися на пів шляху — нічого не вийде.
4. Створіть прозорість у своїх робочих процесах
Одна з проблем у звіті Джонатана полягала в тому, що не було прозорості й ефективного простору для зворотного зв’язку.
Попри всі переваги електронної пошти, вона не є найкращим інструментом для розподілу завдань — особливо в межах компанії.
Електронна пошта не забезпечує прозорості та чіткості.
Повідомлення можуть надсилатися одноразово або хтось випадково забуде додати когось у копію. І ось вже виникає кризова ситуація: натиснути “відповісти” чи “відповісти всім” — і засипати всіх у поштовій скриньці непотрібною інформацією.
У системі управління проєктами учасники команди можуть краще розставляти пріоритети й бачити, скільки подібних запитів надходить.
Електронна пошта так не вміє.
Чіткий робочий процес має включати елемент прозорості.
Ефективний інструмент комунікації, такий як Chanty, може забезпечити і прозорість, і відповідальність, надаючи єдину платформу, де всі завдання видно й оновлення відстежуються. Це дозволяє кожному розуміти, хто над чим працює і коли, що зменшує затримки та усуває непорозуміння.
"50 вірних способів покращити вашу 
Комунікаційні проблеми на роботі?
командну комунікацію"
5. Заощаджуйте час завдяки повторюваним робочим процесам
Якщо ваша команда постійно «винаходить велосипед» для кожного схожого проєкту — у вас проблема з робочими процесами.
Насправді процеси мають бути повторюваними, але водночас легко адаптованими з часом. Невеликі зміни мають бути можливими.
Роздруковані чек-листи чи таблиці Excel лише ускладнюють ситуацію. Ніхто не знає, коли щось у процесі змінилося.
Наявність шаблонів у програмному забезпеченні для управління проєктами, наприклад у ClickUp, робить ваші процеси повторюваними. Просто оберіть потрібний шаблон проєкту або завдання, додайте свій чек-лист або список справ — і ви готові починати.
Крім того, інтеграція автоматизації, де це можливо, може ще більше оптимізувати процес. Використовуючи інструменти автоматизації, вбудовані в багато платформ для командної співпраці, ви можете забезпечити автоматичне запускання певних завдань — це заощаджує час і зменшує ризик помилок.
6. Документуйте свої робочі процеси
Я працювла у кількох компаніях, де ми використовували системи управління знаннями. Вони чудово підходили для останніх внутрішніх оголошень, пресрелізів або архівної інформації про рекламні кампанії.
Але для щоденних бізнес-процесів — не дуже. Чому? Тому що їх важко призначити конкретним людям і повторно використовувати. Часто доводиться копіювати й вставляти, щоб зробити запис у системі управління знаннями придатним для багаторазового використання.
Тому ваші процеси мають бути задокументовані в зручний для використання спосіб. Програмне забезпечення для управління проєктами надає центральне місце для комунікації в команді і зберігання таких процесів.
Після цього ви зможете використовувати їх разом із завданнями та іншими проєктами, і вони не будуть заховані десь далеко у вашій системі управління знаннями.
Консолідувавши документацію з робочих процесів в одному спільному просторі, до якого має доступ уся команда, ви створюєте «живий» документ, що постійно оновлюється. Це також дозволяє кожному члену команди користуватися найактуальнішою інформацією, забезпечуючи послідовність і ефективність.
7. Вимірювання ефективності ваших робочих процесів
Коли робочі процеси вже впроваджені, вкрай важливо відстежувати їхню ефективність із часом. Моніторинг продуктивності допомагає виявити ділянки, які потребують покращення, і гарантує, що процеси продовжують відповідати змінним потребам бізнесу.
Основні метрики для вимірювання:
- Часова ефективність: Чи завдання виконуються швидше, ніж раніше? Проаналізуйте, чи нові процеси дійсно економлять час, чи навпаки — спричиняють затримки.
- Рівень помилок: Чи стало менше помилок і переробок? Моніторинг помилок покаже, наскільки ефективним є робочий процес.
- Задоволеність співробітників: Чи задоволені члени команди новими процесами? Регулярний зворотний зв’язок через опитування допоможе це оцінити.
- Рівень виконання: Чи завдання виконуються вчасно? Відстеження дедлайнів і прогресу дозволяє переконатися, що процес залишається ефективним.
Регулярні обговорення з командою гарантуватимуть, що робочий процес розвивається разом із бізнесом. Якщо щось не працює — змініть процес. Робочі процеси не повинні бути висічені в камені — вони мають бути достатньо гнучкими, щоб удосконалюватися разом із ростом вашої команди та зміною цілей.
Удосконалюйте робочі процеси
Наступного разу Джонатан має більше відповідальності за свій звіт. Тепер він може відмічати кожен пункт у системі для управління проєктами, ділитися ним з усіма та навіть встановлювати кінцеві терміни для наступного звіту.
Кожен може залишити коментар чи надати зворотний зв’язок — і без шкоди для поштової скриньки.
Джонатан почувається впевнено, навіть якщо захворіє або піде у відпустку — йому не доведеться працювати під час відпочинку. Хтось із його команди вже знайомий із процесом і зможе відтворити його.
Команда працює узгоджено, жодна деталь не випадає з уваги.
Чи знає ваша команда свої процеси? А ще краще — чи знає їх більше ніж одна людина?
Як ви можете змінити свої робочі процеси, щоб зробити організацію сильнішою?
