Oppitunti 11: Ongelmanratkaisutekniikat

Kukaan ei pidä ongelmista, varsinkaan töissä. Ne ovat kuitenkin osa jokapäiväistä työrutiiniamme. Tällä oppitunnilla käymme läpi 5 yleisintä ja koeteltua ongelmanratkaisutekniikkaa, joilla ratkaiset vaikeat tilanteet helposti työssä tai yksityiselämässä.

1. Hengitä sisään ja ulos

   Aloitetaan perusasioista. Olipa ongelma kuinka paha tai tilanne kuinka vakava tahansa, voit tehdä yhden yksinkertaisen asian – hengittää sisään ja ulos.

   Useimmat ihmiset stressaantuvat jo ongelman mainitsemisesta. He kokevat, että vastaus pitää keksiä heti, he etsivät syyllistä ja haluavat nopean ja helpon ulospääsyn. Yhtäkkiä ongelman kohtaamisesta tulee oma ongelmansa.

   Juuri tästä syystä on tärkeää hidastaa ja vetää henkeä. Kun stressaannumme, teemme yhden kriittisen virheen – turvaudumme niin sanottuun binääriseen ongelmanratkaisuun. Toisin sanoen rajoitamme vaihtoehtojamme kokeilemalla jo koeteltuja ratkaisuja sen sijaan, että kokeilisimme jotain uutta ja tehokkaampaa.

2. Esitä hyviä kysymyksiä ongelmanratkaisun ensimmäisenä vaiheena

   Kysymysten esittäminen on osa ongelmanratkaisua edeltävää vaihetta. Kun esität kysymyksiä, aivosi voivat tuottaa erilaisia skenaarioita ja tapoja tehdä päätös. Mitä enemmän kysymyksiä esität, sitä helpompi ongelmaasi on löytää ratkaisu.

3. Älä luota pelkästään itseesi

   Tiedämme, että tämä kuulostaa hullulta, mutta kuuntele. Yksi monista syistä, miksi ongelmia ilmenee ja ne jäävät ratkaisematta, on se, että olemme liian laiskoja tai kiireisiä ottamaan niihin etäisyyttä. Toisin sanoen ajattelemme vain omasta näkökulmastamme sen sijaan, että katsoisimme kauempaa ja näkisimme kokonaiskuvan.

   Jos esimerkiksi toimit meidän alallamme (SaaS), sinulla voi olla tilanne, jossa ihmiset rekisteröityvät sovellukseesi ja katoavat kokeilujakson jälkeen. Toki voisit yrittää tuoda verkkosivustollesi lisää liikennettä, mutta on muitakin keinoja. Tässä muutamia kysymyksiä, joita voit kysyä itseltäsi:

   • Onko toimialani muuttunut?
   • Vastaako sovellukseni todella asiakkaideni tarpeisiin?
   • Kaipaako myyntistrategiani parantamista?

   Johtopäätös: katso kokonaiskuvaa ennen kuin yrität ratkaista yksittäistä ongelmaa.

4. Ideoi kunnolla ongelmien ratkaisemiseksi

   Yksi tehokkaimmista tavoista ratkaista mikä tahansa ongelma on ideointisessio. Tietysti jokaisen ideointisession edellytys on tuomitsematon ja ystävällinen ilmapiiri.

   Jos haluat ideoida kuin ammattilainen, toimi seuraavasti.

   1. HMW eli How Might We (”Miten voisimme”)

      Aloita sessio kysymyksellä, kuten ”Miten voisimme…”, innostaaksesi tiimisi luovuutta. Kysymyksen tulisi olla riittävän avoin innostamaan ja ruokkimaan luovuutta. Sen tulisi kuitenkin olla myös riittävän kohdennettu ja rajattu, jotta osallistujat pysyvät käsillä olevassa ongelmassa.

   2. Kirjoita kaikki ylös

      Jokaisen ideointisession jäsenen tulisi kirjoittaa kaikki ideansa ylös joko taululle tai tarralapuille. Kun kaikki ideat on kerätty, kootkaa ne yhteiselle taululle. Jos ideoita ei synny tarpeeksi, toistakaa sessio samalla kysymyksellä.

   3. Keskustelkaa ideoista

      Käyttäkää ilmauksia, kuten ”Pidän siitä, että…”, ”Toivoisin, että…”, ”Entä jos…” ja muita, kun keskustelette jokaisesta ideasta, jonka sinä ja tiimisi keksitte.

   4. Valitkaa parhaat ideat

      Nyt kun kaikki ideat ovat yhdessä paikassa, on aika löytää paras. Voit esimerkiksi antaa osallistujien äänestää tarralapuilla. Voit myös luoda ideoille luokkia, kuten ”Järkevä valinta”, ”Paras ratkaisu kaikille” ja muita.

      Tällä lähestymistavalla pystyt säilyttämään ideoita, jotka aluksi vaikuttavat hulluilta mutta ovat pitkällä aikavälillä hyvinkin järkeviä.

   5. Selvitä ongelmanratkaisustrategiat

      Tässä vaiheessa sinulla on parhaat ideointituloksesi. Nyt on aika valita parhaat ja laatia suunnitelma niiden toteuttamiseksi.

5. 5 kertaa miksi

   Kun haluat päästä nopeasti ongelman juurelle, kokeile tätä tekniikkaa. Sinun tarvitsee vain kysyä kysymys ”Miksi” viisi kertaa. Aloita käsillä olevasta ongelmasta ja kysy, miksi se tapahtui, ja varmista, että vastauksesi on objektiivinen. Jatka kysymällä ”Miksi” vielä neljä kertaa. Jossain vaiheessa saavutat kysymyksesi todellisen vastauksen ja voit alkaa etsiä ratkaisua.

   Tämän tekniikan suurin haaste on antaa jokaiseen ”miksi”-kysymykseen järkevä ja objektiivinen vastaus. Vastusta houkutusta vastata omasta näkökulmastasi. Mieti sen sijaan looginen syy siihen, miksi jokin tapahtui. Muista: sen myöntäminen, ettet tiedä jotain, on paljon parempi kuin subjektiivinen vastaus.

   Tärkeintä on muistaa, että ongelmia tulee jatkuvasti ja niitä tulee jatkossakin. Sinusta riippuu, miten ratkaiset ne – ja nyt tiedät, miten se onnistuu!

Lähteet:

11 loistavaa ongelmanratkaisutekniikkaa, joita kukaan ei opettanut sinulle Hanki todistuksesi