Oppitunti 6: Ajan tehokas hallinta

Ajanhallinnan parantamisessa on kyse tavoitteiden asettamisesta sille, mitä haluat saavuttaa tietyssä ajassa, ja eniten huomiota vaativien tehtävien priorisoinnista.

Tällä oppitunnilla tunnistamme yleisiä ongelmia, jotka heikentävät tuottavuustehokkuuttasi, sekä yksinkertaisia vinkkejä ja niksejä ajanhallinnan parantamiseen.

Kuka tai mikä varastaa aikaasi?

Päivän mittaan voi olla lukuisia häiriöitä, jotka vievät sinut pois työstäsi. Ne voivat olla pieniä, kuten puheluihin ja sähköposteihin vastaaminen, kollegoiden kysymyksiin vastaaminen tai tehtävien ylianalysointi, mutta ne kertyvät. Jos yrität keskittyä meluisassa toimistossa tai olet kotona eikä sinulla ole tarvittavia välineitä työn tekemiseen tehokkaasti, häiriö voi olla itse työympäristö. Tai päiväsi olennaiset osat voivat tehdä sinusta vähemmän tuottavan, kuten matkustaminen palavereihin ja takaisin.

Olipa kyse vitkastelusta, ulkoisista tekijöistä tai keskeytyksistä, jotka vaikuttavat päivässäsi hukattuun aikaan, näiden häiriöiden tunnistaminen on ensimmäinen askel kohti tuottavampaa tekemistä.

Tässä joitakin parhaita ajanhallinnan käytäntöjä:

1. Aseta projektin tavoitteet ja määritä määräajat:

   Sinun on kirjoitettava yksityiskohtaisesti, mitä tuloksia tavoittelet lopulta. Lisäksi kannattaa asettaa mahdollisimman tarkat määräajat, jotta ymmärrät, kuinka paljon aikaa sinulla on ja mitä voidaan tehdä tarvittavien tavoitteiden ja tuottavan tehokkuuden saavuttamiseksi.

2. Sujuvoita tiimin jäsenten välistä viestintää ja nosta

   Valitse tiimillesi parhaiten sopivat viestintätavat. Päivittäisistä kasvokkaisista palavereista viestintätyökaluihin – sinun on tunnistettava, mikä toimii tiimillesi parhaiten. Hyvin vakiintunut viestintä on avain

3. Seuraa aikaa ja hienosäädä sen mukaan

   Mieti, miten voit itse olla tuottava ja millä tavoin voit vähentää tehtäviisi käyttämääsi aikaa ja nostaa tuottavuustehokkuutta, jotta ymmärrät prosessin yleisen tahdin missä tahansa projektissa. Se auttaa arvioimaan tulokset oikein.

4. Pidä säännöllisiä palavereita ja anna palautetta ajoissa

   Säännölliset palaverit ja ajoissa annettu palaute auttavat ehdottomasti lisäämään ymmärrystä tiimin jäsenten välillä, ja sen seurauksena yrityksesi menestyy paljon paremmin toimimalla tehokkaasti ja saavuttamalla tuottavamman päivän.

5. Aloita työt aikaisin aamulla:

   Useimmat tuottavat ihmiset aloittavat päivänsä aikaisin, sillä se antaa enemmän aikaa rentoutumiseen, pohdintaan ja tuottavuuteen. Tämä lähestymistapa torjuu myös vitkastelua, jota esiintyy usein, kun tunnemme itsemme kuormittuneiksi. Päivän edetessä energiatasot yleensä laskevat, mikä vaikuttaa sekä tuottavuuteen että keskittymiseen.

Yllä mainittujen vinkkien noudattaminen lyhentää aikaa, joka tarvitaan minkä tahansa tehtävän ja projektin onnistuneeseen loppuunsaattamiseen – tuottavampaa päivää varten.

Hanki todistuksesi