Oppitunti 9: Miten nostaa tuottavuutta työssä?

Päivässä on rajallinen määrä tunteja, ja ajastaan on vaikea saada kaikkea irti. Tuottavuutta voi nostaa vain kahdella tavalla: joko lisäät tunteja tai työskentelet fiksummin. Jälkimmäinen on aina fiksumpi idea.

• Suosituin tuottavuuden este on monen asian tekeminen yhtä aikaa – useiden tehtävien tekeminen samanaikaisesti tarkoituksena saada enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa. Erään: vain 2 % ihmisistä on hyviä tekemään montaa asiaa yhtä aikaa, loput 98 % epäonnistuu siinä. Kun teet montaa asiaa yhtä aikaa, huomiosi jakautuu useiden asioiden kesken, mikä heikentää tuottavuutta jopa 40 %. Sen sijaan, että tekisit kaiken kerralla, anna täysi huomiosi yhdelle tehtävälle kerrallaan ja siirry seuraavaan vasta, kun ensimmäinen on valmis.

• Toinen tuottavuutta estävä asia on kaiken tekeminen itse. Uskon, että on tehtäviä, jotka muut tiimin jäsenet osaavat hoitaa onnistuneesti. Panosta hieman aikaa muiden opettamiseen, niin se maksaa itsensä takaisin hyvin nopeasti.

• Toistuvat tehtävät, kuten sisällön kirjoittaminen, puhelut ja sähköposteihin vastaaminen, voi ryhmitellä yhteen. Samankaltaisten toimintojen tekeminen erissä säästää aikaa.

• Me ihmiset olemme huonoja arvioimaan: arvioimme yleensä väärin, kuinka paljon työtä tietyssä ajassa ehtii tehdä. Yksinkertainen ratkaisu on valita 3 asiaa, keskittyä niihin täydellä huomiolla ja valita sitten seuraavat kolme. Tämä auttaa sinua kokemaan onnistumisen tunnetta ja saamaan tarvittavat tehtävät valmiiksi määräajassa.

• Etätöissä olevat työntekijät keskittyvät joskus vääriin prioriteetteihin. Tehtävät kannattaa priorisoida: yritä esimerkiksi suunnitella eniten aikaa vievät tehtävät aamuun, jotta sinulla on runsaasti aikaa viimeistellä ne ajallaan. Pienemmät tai vähemmän tärkeät tehtävät voi jättää työpäivän loppuun.

• Itsekuri on taito, jota voi kehittää ja parantaa harjoittelemalla. Tunnista heikkoutesi ja laadi selkeä suunnitelma niiden voittamiseksi. Ota pieniä askeleita – aluksi olo on todennäköisesti epämukava, mutta muista, ettet koskaan luovuta! Älä unohda motivoida itseäsi – se pitää sinut tavoitteesi polulla.

Kahdeksan tuntia kuluu toimistolla paljon nopeammin kuin kotona. Toimistoarjen rutiini ja rakenne – herääminen, kävelylle lähtö, valmistautuminen, työmatka – pitää sinut tuottavana, koska se huijaa sinut ajattelemaan, että pieniä tehtäviä tulee tehtyä. Kotona työskennellessä rutiinimme häiriintyvät, mikä lisää häiriöitä. Tämän voittamiseksi kannattaa pitää kunnollinen aamurutiini ja pitää säännöllisiä taukoja, kuten tekisit toimistolla.

Bonus:

Tuottavuuden tarkistuslista Hanki todistuksesi