Oppitunti 7: Miten itsensä organisointi vaikuttaa työn tuloksiin

Järjestelmällisyys ja työmoraali voivat ja parantaa suoritustasi. Se auttaa myös vähentämään stressiä ja jännitteitä, koska kaikki on suunniteltu ja tuotat huippulaatuisia tuloksia.

Mutta mitkä ovat itsensä johtamisen tärkeimmät osat työssä? Ja mikä tärkeintä: miten organisointisi vaikuttaa suoritukseesi?

Tällä oppitunnilla löydät itsensä organisoinnin keskeiset osa-alueet sekä vinkkejä, joilla suunnittelet työsi paremmin.

Aloitetaan.

Kuten aiemmin mainitsimme, itsensä johtaminen työssä on ratkaisevaa suorituksen parantamiseksi ja menestyksen varmistamiseksi. Jos kuitenkin haluat kehittää taitojasi, kannattaa opetella, mitkä ovat itsensä organisoinnin tärkeimmät osat.

Suunnittelu

Ensimmäinen asia, joka tulee mieleen itsensä hallinnasta puhuttaessa, on suunnittelutaidot.

Toimintojen huolellinen aikatauluttaminen päivääsi on erittäin hyödyllinen taito ja tuottavuuden avaintekijä. Se tekee sinusta luotettavamman. Lisäksi voit työskennellä vähemmällä stressillä, koska et murehdi jatkuvasti määräaikoja etkä kilpaile ajan kanssa.

Tehokas suunnittelu perustuu muutamaan mikroelementtiin, kuten:

• Tehtävien priorisointi ja kiireellisten ratkaiseminen. Näin pidät määräajoista kiinni etkä riskeeraa viivästysten ketjua.

• Itsenäinen työprosessi. Tämä tarkoittaa, ettet tarvitse jatkuvasti apua työsi tekemiseen.

• Nopea ja tehokas viestintä, joka on aina ajan tasalla. Tämä tarkoittaa, että vastaat sähköposteihin ja puheluihin mahdollisimman pian lykkäämättä palavereita ja muita yhteisiä toimintoja.

• Järjestys työympäristössä. Kun sinulla on se auttaa tuottavuutta, koska tiedät aina, missä asiat ovat. Asiakirjojen järjestäminen aakkosjärjestykseen ja tarralappujen käyttö ovat käytännöllisiä strategioita. Voit tehostaa tätä edelleen digitoimalla asiakirjasi, jolloin voit hakea tärkeitä tiedostoja suoraan. Jos käsittelet juridisia asiakirjoja, sopimuksiin kannattaa käyttää malleja. Näin niitä ei tarvitse luoda tyhjästä ja tiedät aina, mistä ne löytyvät.

• Täsmällisyys. Ajoissa tai etuajassa saapuminen on merkki ammattimaisuudesta.

• Kalenteri, joka sisältää kaikki vapaapäivät, viikonloput, lomat, työpaikan juhlat ja niin edelleen.

• Ennakoiva viestintä ja toimenpiteet. Järjestelmällinen ihminen ilmoittaa esihenkilölleen lomista viikkoa tai kahta aiemmin, jottei yritys kärsi viivästyksistä ja muista ongelmista. Lisäksi itseään johtavalla ihmisellä on aina varasuunnitelma hätätilanteen varalta.

Vastuullisuus

Jos olet työntekijä, joka johtaa työtään itsenäisesti, on hyvä mahdollisuus, että estät monia virheitä huolellisella suunnittelulla. Virheitä sattuu silti, ja kun niitä sattuu, on tärkeää osoittaa, että pystyt vastaamaan esihenkilöillesi rehellisesti.

Nykyään johtajat ja toimitusjohtajat etsivät työntekijöitä, jotka eivät pelkää ottaa vastuuta virheiden sattuessa. Viimeinen asia, jota yritykset tarvitsevat, ovat työntekijät, jotka yrittävät syyttää muita omista virheistään. Siksi epäonnistumisten ja onnistumisten myöntäminen on osa matkaa, ja se säästää yrityksen varoja.

Näin järjestelmällinen työntekijä osoittaa vastuullisuutensa:

• Ottaa vastaan haasteita ja uusia vastuita, jos on varma roolistaan.
• Kieltäytyy uusista tehtävistä ja projekteista, jos ei usko pystyvänsä saattamaan niitä loppuun.
• Myöntää onnistumisensa itsevarmasti.
• Myöntää virheensä kriittisesti ja kehittymisen näkökulmasta.
• Luotettavuus.
• Sopeutumiskyky ennennäkemättömiin tilanteisiin.

Aloitteellisuus

Toinen ratkaiseva osa-alue on aloitteellisuus. Kyky löytää uusia tapoja tehdä työtä tai keksiä uusia ideoita koko liiketoiminnalle on yksi hyödyllisimmistä taidoista.

Useimmat kasvua tavoittelevat yritykset etsivät työntekijöitä, jotka pystyvät työskentelemään itsenäisesti ja tietävät, miten olla tuottava. Lisäksi ne etsivät ihmisiä, jotka voivat tuoda hyödyllistä panosta yrityksen etenemisen vauhdittamiseksi.

Aloitteellisuuteen kuuluu:

• Ongelmanratkaisutaidot uusien ja luovien ideoiden avulla.
• Innovatiivisten ideoiden keksiminen yrityksen kasvun tueksi.
• Toimiminen odottamatta esihenkilön kannustusta (ellei kyse ole riskialttiista tilanteesta, joka vaatii hyväksynnän).
• Muiden kannustaminen toimimaan ja osallistumaan.

Bonus:

Täydellinen opas etätiimin tuottavuuteen Hanki todistuksesi