9강: 업무 생산성을 높이는 방법은?

하루에 주어진 시간은 한정되어 있고, 그 시간을 최대한 활용하기란 쉽지 않습니다. 생산성을 높이는 방법은 두 가지뿐입니다. 더 많은 시간을 투입하거나, 더 똑똑하게 일하는 것이죠. 언제나 후자가 더 현명한 선택입니다.

• 가장 흔한 생산성 저해 요인은 멀티태스킹, 즉 더 짧은 시간에 더 많은 일을 하려는 의도로 여러 작업을 동시에 처리하는 것입니다. 한, 멀티태스킹에 능숙한 사람은 2%에 불과하고 나머지 98%는 실패합니다. 멀티태스킹을 하면 주의가 여러 대상으로 분산되어 생산성이 최대 40%까지 떨어집니다. 모든 일을 한꺼번에 처리하려 하지 말고, 한 번에 한 가지 작업에만 온전히 집중하세요. 그리고 첫 번째 작업을 끝낸 뒤에야 다음 작업으로 넘어가세요.

• 생산성을 가로막는 또 다른 요인은 모든 일을 혼자 처리하는 것입니다. 분명 다른 팀원이 충분히 잘 해낼 수 있는 작업이 있을 것입니다. 다른 사람을 가르치는 데 시간을 조금 투자하면 그 보람은 아주 빠르게 돌아옵니다.

• 반복적인 작업, 예를 들어 콘텐츠 작성이나 전화 통화, 이메일 응답 같은 일은 한데 묶어서 처리할 수 있습니다. 비슷한 활동을 몰아서 처리하면 시간을 아낄 수 있습니다.

• 인간은 추정에 서툴러서, 정해진 시간 안에 얼마나 많은 일을 할 수 있는지 대개 잘못 가늠합니다. 간단한 해결책은 세 가지 일을 골라 온전히 집중한 뒤, 다시 다음 세 가지를 고르는 것입니다. 이렇게 하면 성취감을 얻는 동시에 필요한 작업을 마감일 안에 끝낼 수 있습니다.

• 재택근무를 하는 직원은 때때로 잘못된 우선순위에 집중하곤 합니다. 작업의 우선순위를 정하는 것이 좋은데, 예를 들어 가장 오래 걸리는 일은 오전으로 계획해 제시간에 마무리할 여유를 충분히 확보하세요. 더 작거나 덜 중요한 작업은 근무일 끝 무렵으로 미뤄 두어도 됩니다.

• 자기 절제는 연습을 통해 기르고 향상시킬 수 있는 능력입니다. 자신의 약점을 인정하고 이를 극복할 명확한 계획을 세워야 합니다. 작은 걸음부터 시작해 보세요. 처음에는 아마 불편하겠지만 절대 포기하지 마세요! 스스로에게 동기를 부여하는 것도 잊지 마세요. 그래야 목표를 향해 꾸준히 나아갈 수 있습니다.

사무실에서의 여덟 시간은 집에서보다 훨씬 빠르게 지나갑니다. 기상, 산책, 출근 준비, 통근처럼 매일 반복되는 사무실 생활의 루틴과 구조는 작은 일들이 하나씩 완료되고 있다고 느끼게 해 주기 때문에 생산성을 유지시켜 줍니다. 반면 재택근무를 하면 이러한 루틴이 흐트러져 주의가 더 산만해집니다. 이를 극복하려면 사무실에서 일할 때처럼 제대로 된 아침 루틴을 갖추고 규칙적으로 휴식을 취하는 것이 좋습니다.

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