9. lekcija: Kako povečati produktivnost pri delu?

V dnevu je omejeno število ur in kar najbolje izkoristiti svoj čas je težko. Obstajata le dva načina za povečanje produktivnosti – bodisi vložite več ur bodisi delate pametneje. Slednje je vedno pametnejša zamisel.

• Najbolj razširjen zaviralec produktivnosti je opravljanje več stvari hkrati – opravljanje več opravil sočasno z namenom postoriti več v manj časa. Po podatkihje le 2 % ljudi vešča opravljanja več stvari hkrati, preostalih 98 % pri tem odpove. Ko počnete več stvari hkrati, je vaša pozornost razdeljena med več stvari, kar zmanjša produktivnost za do 40 %. Namesto da počnete vse naenkrat, posvetite vso pozornost enemu samemu opravilu naenkrat; na drugo opravilo pa se osredotočite šele, ko je prvo dokončano.

• Še ena stvar, ki zavira produktivnost, je opravljanje vsega samostojno. Prepričani smo, da obstajajo opravila, ki jih lahko uspešno opravijo drugi člani ekipe. Vložite nekaj časa v učenje drugih in kmalu se bo obrestovalo.

• Ponavljajoča se opravila, kot so pisanje vsebine, telefonski klici in odgovarjanje na e-poštna sporočila, je mogoče združiti. Opravljanje podobnih dejavnosti v sklopih pomaga prihraniti čas.

• Ljudje smo slabi ocenjevalci, običajno napačno ocenimo, koliko dela je mogoče opraviti v določenem času. Preprosta rešitev je, da izberete 3 stvari, se nanje osredotočite z vso pozornostjo in nato izberete naslednje tri. To vam bo pomagalo pridobiti občutek dosežka in tudi pravočasno dokončati zahtevana opravila.

• Zaposleni, ki delajo od doma, se včasih osredotočijo na napačne prednosti. Dobra zamisel je določiti prednosti opravilom, na primer poskusite najbolj zamudna načrtovati za jutro, da imate dovolj časa, da jih pravočasno dokončate. Manjša ali manj pomembna opravila lahko pustite za konec delovnega dne.

• Samodisciplina je veščina, ki jo je mogoče razvijati in izboljševati z vajo. Priznati morate svoje slabosti in imeti jasen načrt, kako jih premagati. Začnite delati majhne korake, na začetku se boste verjetno počutili nelagodno, a ne pozabite, nikoli ne obupajte! Ne pozabite se motivirati – to vas bo ohranjalo na poti do vašega cilja.

Osem ur v pisarni mine veliko hitreje kot doma. Rutina in struktura vsakdanjega pisarniškega življenja, tj. vstajanje, sprehod, priprava, prevoz na delo, je tisto, kar vas ohranja produktivne, ker vas prepriča, da se majhna opravila opravljajo. Pri delu od doma so naše rutine porušene, kar poveča motnje. Da to premagate, je bolje imeti ustrezno jutranjo rutino in delati redne odmore, kot bi jih, če bi delali iz pisarne.

Bonus:

Kontrolni seznam produktivnosti Pridobite svoj certifikat