Что такое управление бизнесом и какие инструменты можно использовать?

Задумывались ли вы когда-нибудь, как лучшие компании остаются на шаг впереди конкурентов? Рутинные процессы — важнейшая составляющая ведения бизнеса. К ним могут относиться согласования, обучение новых сотрудников и разработка внутренних процедур. С помощью эффективного программного обеспечения для управления бизнесом эти процессы можно значительно оптимизировать.

Выполнение таких задач на регулярной основе без использования инструментов управления бизнесом занимает много времени. Именно поэтому грамотное управление бизнес-процессами (BPM) играет ключевую роль. Правильный выбор инструментов управления бизнесом позволяет автоматизировать рутинные задачи, освобождая ценное время и ресурсы.

BPM — это не просто инструмент, это образ мышления, превращающий ежедневный хаос в упорядоченную продуктивность. Давайте разберёмся в сути BPM, его основных преимуществах и инструментах, которые делают управление бизнесом более эффективным.

Лучшее программное обеспечение для управления бизнесом

1. Chanty упрощает управление бизнесом, объединяя командное общение и отслеживание задач в едином совместном пространстве с такими функциями, как доски задач, списки дел и автосубтитры для более продуктивных обсуждений.
2. Studio Creatio Enterprise предоставляет компаниям возможность получать актуальные данные в реальном времени и настраиваемую автоматизацию процессов, предлагая гибкую платформу, адаптирующуюся к уникальным операционным потребностям.
3. Oracle BPM обеспечивает корпоративную автоматизацию бизнес-процессов с расширенными возможностями, такими как моделирование процессов и управление бизнес-правилами, создавая платформу для масштабируемости и сложных интеграций.
4. Tibco BPM показывает отличные результаты в средах с высокой нагрузкой, предлагая интеллектуальную аналитику, динамическое управление кейсами и мощные инструменты для точной организации сложных бизнес-процессов.
5. Pipefy повышает гибкость бизнеса, позволяя командам создавать кастомизированные рабочие процессы и автоматизировать коммуникацию в высокоадаптируемой и интеграционно-ориентированной платформе.
6. Appian BPM выделяется быстрым развитием приложений с низким кодированием (low-code), автоматизацией на основе ИИ и возможностями анализа процессов (process mining), помогая компаниям ускорять трансформацию и повышать эффективность.
7. Nintex оптимизирует сложные операции с помощью интуитивной автоматизации рабочих процессов, мобильного доступа и бесшовной интеграции с платформами, такими как SAP и SharePoint, обеспечивая полный контроль над бизнесом.
8. Kissflow предлагает универсальную платформу без кода (no-code), позволяя компаниям автоматизировать рабочие процессы, централизовать данные и масштабировать операции с лёгкостью и экономической эффективностью.

Что такое управление бизнес-процессами?

Согласно BPMInstitute.org, BPM (Business Process Management, управление бизнес-процессами) определяет, улучшает и управляет бизнес-процессами компании с целью достижения чёткого стратегического направления, оптимального распределения ресурсов и дисциплины в операционной деятельности. Основное внимание уделяется предоставлению высокоценимых продуктов и услуг в рамках системного и организованного подхода на уровне всего предприятия.

Принцип здесь таков: чтобы понимать, какие продукты и услуги наиболее ценны для потребителей, компания должна использовать процессно-ориентированный подход. Изучая и анализируя ключевые бизнес-процессы, организации могут выявить разницу между тем, чего хотят клиенты, и тем, что компания способна предложить.

Однако важно внести ясность. Управление бизнесом может показаться похожим на управление проектами или задачами, но охватывает гораздо более широкий спектр. Управление проектами сосредоточено на одноразовых задачах, тогда как управление задачами подразумевает контроль за отдельными назначенными обязанностями.

С другой стороны, BPM рассматривает весь процесс от начала до конца и фокусируется на действиях сотрудников, которые необходимо выполнять повторно. Такой широкий взгляд особенно важен для полного понимания того, как функционирует организация.

Подумайте о силе постоянного процесса реинжиниринга. Когда компании внедряют BPM, они могут оптимизировать свои общие рабочие процессы, что экономит время и деньги. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами с возможностями отслеживания активности, продвинутой аналитики и управления решениями упорядочивает системы, людей, информацию и материалы, позволяя предприятиям достигать желаемых результатов.

Итак, в чём же реальная ценность? Инициативы по цифровой трансформации продвигаются значительно быстрее благодаря BPM. Организации могут оперативнее реагировать на новые технологии и изменения на рынке, если они держат под контролем свои бизнес-процессы. Цифровая гибкость играет ключевую роль в современном бизнесе, и BPM стал незаменимым инструментом для компаний, стремящихся сохранять конкурентное преимущество.

Какие шаги необходимо предпринять для улучшения бизнес-процессов?

Преобразуя работу компании во многих направлениях, какие преимущества предлагает BPM? Улучшение бизнес-процессов включает в себя повышение качества опыта клиентов и сотрудников, более прозрачную коммуникацию, а также эффективное выполнение операций.

Улучшение рабочего процесса и опыта клиентов

BPM-система снижает рутинную нагрузку за счёт оптимизации рабочих процессов и упрощения доступа к информации. Такой целенаправленный подход повышает удовлетворённость клиентов, позволяя сотрудникам сосредоточиться на своей работе и взаимодействии с клиентами. Внедрение чётких рабочих процессов упрощает адаптацию новых сотрудников, что повышает производительность и вовлечённость.

Более открытая коммуникация

Ясное определение ролей и обязанностей в BPM способствует командной коммуникации, увеличивая прозрачность и ответственность. Благодаря этому все сотрудники находятся на одной волне и понимают происходящее, что улучшает совместную работу и ускоряет процессы.

Умные и экономичные операции

BPM становится ключевым инструментом для укрепления текущих процессов и внедрения системного подхода к разработке новых. Устраняя препятствия и дублирующиеся задачи, он повышает продуктивность и эффективность. Такая гибкость делает операции быстрее и дешевле, позволяя компаниям быстрее достигать желаемых результатов и перенаправлять ресурсы на более приоритетные задачи.

Процессы, способствующие росту

Эффективное управление процессами и автоматизация рабочих потоков с помощью BPM особенно полезны при расширении деятельности компании на международном уровне. Чёткое распределение ролей и поддержание единых процессов — два ключевых преимущества. Как отмечает BPM, автоматизация позволяет командам сосредоточиться на новых идеях и поддерживать процессы, способные к росту.

Снижение зависимости от технической команды

Наконец, возможности BPM с низким уровнем кода (low-code) уменьшают потребность в разработчиках. Компании могут быстро и самостоятельно внедрять системы, улучшая автоматизацию процессов по всей организации. Поскольку компании не зависят от технических команд, внедрение и изменения происходят быстрее.

Жизненный цикл управления бизнес-процессами

В основе управления бизнес-процессами лежит его жизненный цикл — дисциплинированный подход, который делает работу команды более эффективной и результативной. Этот цикл начинается с планирования и заканчивается оптимизированным ростом. Это путь постоянного совершенствования.

• Проектирование процессов: Первый этап, на котором команда определяет ключевые контрольные точки и действия, включенные в систему BPM. Каждый участник выделяет области для оптимизации и разрабатывает способы измерения успеха, устанавливая руководящие принципы и распределяя задачи между нужными сотрудниками.
• Моделирование: На следующем этапе команда визуализирует весь процесс, включая временные рамки, должностные обязанности и поток данных в системе. Для точности и наглядности этот этап часто выполняется с помощью программного обеспечения для управления бизнес-процессами.
• Исполнение: После этого команда тестирует стратегию на небольшой группе как проверку концепции, чтобы убедиться в её работоспособности. На основе результатов постепенно процесс внедряется в остальной части компании.
• Мониторинг: На этапе мониторинга сотрудники наблюдают за выполнением рабочих процессов, оценивают рост эффективности и выявляют новые препятствия, которые могут возникнуть.
• Оптимизация: Наконец, команда вносит необходимые изменения для корректировки и доработки процесса, чтобы сделать деятельность организации и результаты ещё лучше. Этот этап позволяет держать процесс управления бизнес-процессами в соответствии с целями компании и достаточно гибким, чтобы адаптироваться к новым условиям.

Виды управления бизнес-процессами

Более глубокое изучение BPM раскрывает его разнообразие, при этом различные подходы сосредоточены на разных аспектах бизнес-процессов. Эти типы, включая документационно-ориентированный, ориентированный на людей и интеграционно-ориентированный BPM, помогают удовлетворять разные организационные потребности.

• Документационно-ориентированный BPM: Основное внимание уделяется важным документам, таким как контракты. Этот подход особенно полезен при закупках, так как формализует соглашения между клиентами и поставщиками через документы и процедуры утверждения.
• Ориентированный на людей BPM: Этот тип подчеркивает важность вовлечения сотрудников, особенно при необходимости согласований. Он предлагает удобные интерфейсы с инструментами drag-and-drop, позволяя командам назначать задачи и отслеживать, кто за что отвечает на протяжении всего процесса.
• Интеграционно-ориентированный BPM: Здесь акцент сделан на процессы, требующие минимального или отсутствующего участия человека. Основой служат API и протоколы для интеграции данных между системами, что упрощает процессы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и управления персоналом (HRM).

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами

Какие решения обеспечивают эффективное BPM? Современные инструменты управления бизнес-процессами предоставляют продвинутые платформы для трансформации корпоративных процедур. Каждый продукт предлагает уникальный набор возможностей, который помогает компаниям ускорять операции, повышать эффективность и стимулировать рост бизнеса.

Кроме того, использование программного обеспечения для управления бизнес-процессами позволяет оптимизировать рабочие процессы, улучшать взаимодействие внутри команды и поддерживать принятие решений на основе данных. Такие системы управления бизнесом повышают прозрачность операций и помогают организациям адаптироваться к меняющимся рыночным условиям.

Chanty

Chanty предлагает свежий подход к управлению бизнес-процессами, объединяя профессиональную коммуникацию и управление задачами на единой платформе. Приложение разрушает барьеры между командами и упрощает рабочие процессы, создавая централизованное рабочее пространство. Ключевые функции этого инструмента BPM включают доски задач и списки дел, которые помогают всем быть на одной странице и поддерживать движение проектов. Chanty также выделяется своим вниманием к оптимизации коммуникации: функции аудио- и видеоконференций помогают командам оставаться в курсе событий, а интеграция с популярными сервисами, такими как Google Drive и Dropbox, обеспечивает беспрепятственный обмен файлами и совместную работу.

Studio Creatio Enterprise

Studio Creatio Enterprise предоставляет комплексные инструменты для улучшения управления бизнес-процессами в организациях. Среди ключевых возможностей — аналитика данных в реальном времени, автоматическое моделирование процессов и настраиваемые решения. Платформа поддерживает генерацию процессов с помощью ИИ, богатую библиотеку готовых шаблонов и гибкие фреймворки для управления кейсами, что облегчает работу с комплексными процессами. Creatio выделяется своей гибкостью и удобным интерфейсом, позволяя легко адаптировать решения под потребности компании. Также платформа поддерживает безопасную автоматизацию процессов и межотделовое взаимодействие, позволяя менеджерам отслеживать показатели, выявлять узкие места и повышать эффективность работы. Предоставляется бесплатный пробный период и подписка.

Oracle BPM

Oracle BPM — это мощная платформа с возможностями управления процессами корпоративного уровня. Она включает функции моделирования процессов, автоматизации бизнес-правил и расширенные возможности интеграции с ERP, CRM и другим корпоративным ПО. В состав платформы входят BPM Studio, Composer, Workspace и инструменты Business Rules, которые помогают организациям эффективно моделировать, выполнять и контролировать бизнес-процессы. Oracle BPM поддерживает масштабируемые рабочие процессы, подходящие для средних и крупных компаний с сложной структурой. Платформа предоставляет комплексную отчетность и аналитику, позволяя принимать решения на основе данных. Цены предоставляются по запросу.

Tibco BPM

Tibco BPM упрощает сложные бизнес-процессы, предлагая интеллектуальную аналитику, визуализацию данных и динамическое управление кейсами. Низкокодовая среда позволяет быстро разрабатывать и внедрять приложения для управления процессами и кейсами даже в условиях высокой нагрузки. Платформа поддерживает мониторинг процессов, прогнозную аналитику и интеграцию с другими корпоративными системами, помогая компаниям повышать эффективность, снижать ошибки и быстро адаптироваться к изменениям. Особое внимание уделяется как структурированным, так и неструктурированным процессам, что делает Tibco BPM отличным выбором для организаций с требованием к надежному управлению. Доступен бесплатный пробный период; стоимость можно уточнить у поставщика.

Pipefy

Pipefy известен своей простотой и гибкостью, что делает его практичным BPM-решением для компаний любого размера. Платформа позволяет разрабатывать индивидуальные рабочие процессы, соответствующие конкретным требованиям, а автоматические уведомления повышают эффективность коммуникации и сокращают задержки. Pipefy интегрируется с популярными приложениями, такими как Slack, Google Workspace и Microsoft Teams, повышая эффективность работы между отделами. Также доступны детальная отчетность, отслеживание процессов и инструменты для совместной работы, позволяющие менеджерам выявлять неэффективность и оптимизировать процедуры. Предоставляется бесплатный пробный период и различные подписки для организаций от малого бизнеса до крупных предприятий.

Appian BPM

Appian BPM разработан для быстрого создания приложений, позволяя организациям оперативно внедрять решения для управления бизнес-процессами. Среди функций — процесс-майнинг, автоматизация с поддержкой ИИ, низкокодовая разработка и мониторинг рабочих процессов в реальном времени. Appian помогает компаниям выявлять неэффективность, автоматизировать повторяющиеся задачи и оптимизировать процессы согласования между отделами. Платформа также поддерживает безопасное облачное развертывание, интеграцию с корпоративными системами и расширенную аналитику для обоснованных решений. Комбинация скорости, гибкости и функциональности делает Appian привлекательным вариантом для компаний, стремящихся ускорить цифровую трансформацию. Доступен бесплатный план и подписка по месяцам.

Nintex

Nintex завоевал репутацию ведущего BPM-инструмента благодаря удобному интерфейсу и продвинутой автоматизации рабочих процессов. Среди функций — управление рабочими процессами на мобильных устройствах, что позволяет вести бизнес удаленно, и возможности автоматической генерации документов для эффективного документооборота. Nintex также интегрируется с платформами, такими как SAP и SharePoint, что делает его универсальным инструментом для множества бизнес-потребностей. Для ознакомления предоставляется бесплатный пробный период, подписки доступны для компаний различного размера и типа, что помогает оптимизировать расходы и управление бизнес-операциями.

Kissflow

Kissflow сочетает интуитивно понятный интерфейс с продвинутыми функциями BPM, подходя как малым командам, так и крупным предприятиям. Платформа предлагает безкодовые рабочие процессы, управление процессами с ориентацией на людей, отслеживание в реальном времени, уведомления и инструменты совместной работы для эффективного управления задачами. Kissflow поддерживает интеграцию с популярными корпоративными системами и облачными приложениями, обеспечивая бесперебойный поток данных между отделами. Менеджеры могут использовать аналитику и отчеты для оценки производительности рабочих процессов, выявления узких мест и внесения улучшений на основе данных. Гибкие тарифы и простота внедрения делают Kissflow привлекательным решением для компаний, стремящихся к масштабируемому и экономически эффективному BPM. Платформа предлагает как стандартные, так и индивидуальные тарифные планы для удовлетворения различных организационных потребностей.

Примеры использования программного обеспечения для управления бизнесом

BPM (управление бизнес-процессами) не является лишь теоретической концепцией — на практике оно доказало свою ценность в самых разных сценариях. Управление бизнесом играет ключевую роль в повышении эффективности операций и удовлетворенности клиентов во множестве отраслей, включая розничную торговлю, СМИ, управление персоналом и клиентскую поддержку.

• Выполнение заказов: Повышение операционной эффективности достигается за счет управления бизнес-процессами при выполнении заказов. С ориентацией на клиента, BPM охватывает процессы, такие как прием заказов, специальные предложения и сам цикл исполнения заказа, что улучшает клиентский опыт и увеличивает ценность бизнеса.
• Распространение контента: Для медиакомпаний BPM автоматизирует планирование и публикацию контента. Это обеспечивает бесперебойный путь от создания материалов до их публикации, включая интеграцию с системами управления правами, контентом, трафиком и рабочими заданиями.
• Банковский сектор: Оценка потенциальных кредитных рисков — важная часть процесса кредитования для частных лиц и компаний. Для этого необходимо собирать данные из различных источников, таких как работодатели, заемщики и кредитные бюро. BPM упрощает процесс принятия решений по кредитной пригодности, эффективно управляя потоками данных и снижая количество ошибок.
• Управление персоналом: HR-отделы могут контролировать свои записи и процессы управления рабочими потоками с помощью BPM, аналогично практикам в онлайн-курсах MBA. Платформа быстро обрабатывает кадровую документацию, включая оценки производительности, утверждение табелей учета рабочего времени, заявки на отпуск, а также процессы приема и увольнения сотрудников.
• Финансы: Одним из применений BPM в финансовом секторе является разработка стандартных шаблонов заказов на закупку. Это упрощает работу различных команд, позволяя быстро приобретать оборудование или программное обеспечение для компании. BPM также позволяет создавать индивидуальные рабочие процессы для специфических случаев закупок.
• Клиентская поддержка: BPM упрощает работу службы поддержки, определяя часто задаваемые вопросы для чат-ботов и уменьшая нагрузку в периоды пикового спроса. Автоматизация процессов и использование данных с транскриптов чат-ботов и контакт-центров позволяет предоставлять более персонализированные ответы клиентам, повышая общее качество обслуживания.

Управление бизнесом: катализатор роста

Организации должны использовать управление бизнес-процессами для повышения прозрачности, эффективности и гибкости своих операций. BPM изменяет не только способы взаимодействия компаний с клиентами, но и дает сотрудникам больше полномочий и формирует культуру постоянного развития.

BPM и его современные инструменты специально разработаны для удовлетворения изменяющихся требований современных бизнесов, предлагая индивидуальные решения, которые легко интегрируются с существующим программным обеспечением для управления бизнесом. В эпоху трансформации, чтобы оставаться конкурентоспособными, организации должны быть готовы к изменениям и уметь управлять сложными процессами.

Инструменты управления бизнесом играют ключевую роль в этом процессе, предоставляя поддержку для улучшения принятия решений и оптимизации ресурсов. BPM достигает этого за счет стратегической оптимизации производительности через упрощение процессов. Его универсальность позволяет адаптироваться к различным бизнес-средам, обеспечивая актуальность и эффективность на разных этапах развития, что делает его незаменимым для эффективного управления бизнесом.

Не откладывайте изменения. Начните уже сегодня, изучите инструменты управления бизнес-процессами и сделайте первый шаг к операционному совершенству. Пусть BPM станет двигателем, который продвинет вашу компанию вперед. С этим программным обеспечением ожидайте улучшения процессов, организационной гибкости и повышения удовлетворенности клиентов.