Хороша стратегія комунікації об’єднує бізнес. Погана — може його роз’єднати. Ефективний менеджер завжди шукає найкращі засоби комунікації для свого бізнесу, але комунікація на робочому місці — це не просто підтримання зв’язку. Насправді вона відіграє ключову роль у зміцненні співпраці, підвищенні продуктивності та створенні позитивної робочої культури.
Дійсно ефективні стратегії комунікації базуються на розумінні того, що команда складається з людей з унікальними характерами та різними стилями спілкування на роботі. Через таку різноманітність у комунікаційних вподобаннях менеджерам необхідно адаптувати свій підхід, використовуючи різноманітні інструменти й методи, щоб кожне повідомлення було зрозумілим і сприйнятим належним чином. Те, як кожен співробітник спілкується з колегами й клієнтами, суттєво впливає на ваш бізнес.
Застосовуючи гнучкі та інклюзивні стратегії бізнес-комунікації, ви можете долати бар’єри, розв’язувати непорозуміння та зміцнювати стосунки як у команді, так і з клієнтами.
Почнемо з ефективної комунікації
Ефективна комунікаційна стратегія — це коли комунікатор доносить саме те повідомлення, яке мав на меті передати. Але це більше, ніж просто точна передача інформації. Згідно зі статистикою внутрішньої комунікації, компанії з налагодженим внутрішнім спілкуванням мають вищу продуктивність і залученість персоналу. Те, як саме ви спілкуєтеся, особливо у робочому середовищі, також має велике значення.
Ефективна комунікація — це не лише обмін інформацією, а створення середовища, де ідеї вільно висловлюються й правильно розуміються. Це означає врахування потреб аудиторії, адаптацію стилю спілкування та вибір найкращого каналу, аби ваше повідомлення дійшло і справді зачепило. Незалежно від того, чи це особисті зустрічі, електронна пошта чи онлайн-розмови, чіткість і тон повідомлення є ключовими для побудови міцних взаємин і досягнення бажаних результатів.
Погані стратегії комунікації створюють проблеми: помилки, зниження продуктивності, незадоволення співробітників і клієнтів. А якщо інформація подається грубо, безособово або неввічливо — це ще й демотивує команду. Саме тому варто уникати універсального підходу до комунікації та адаптувати методи відповідно до індивідуальних потреб вашої команди. Наприклад, одному співробітнику зручніше отримати детальне письмове пояснення, а іншому — швидке усне роз’яснення.
Те, як ви спілкуєтеся зі своєю командою, особливо якщо ви менеджер, є вирішальним у створенні згуртованої, мотивованої та задоволеної команди. Важливо, щоб кожен член команди почувався почутим і цінним — цього можна досягти через активне слухання, емпатію та регулярний зворотний зв’язок. Обов’язково зверніть увагу на способи покращити усне спілкування і подбати, щоб письмове комунікування мало правильний тон. Крім того, культура двостороннього спілкування сприяє залученості та підвищує продуктивність і моральний дух працівників.
Chanty справді допомагає керувати різними стратегіями комунікації на робочому місці. Завдяки нашому командному довіднику та миттєвому месенджеру ви можете організовувати проєкти, закріплювати повідомлення й позначати учасників команди для ефективного спілкування з усіма. Універсальна платформа Chanty також дозволяє налаштовувати комунікацію так, щоб правильне повідомлення доходило до правильної людини в потрібний момент — незалежно від того, віддає вона перевагу швидким чатам чи ґрунтовним обговоренням. Зі зручною комунікацією команда може зосередитися на роботі та вчасному виконанні завдань.
Pexel.com
П’ять найважливіших стратегій комунікації
Не всі спілкуються однаково, тож варто знати базові стратегії комунікації, які можуть стати у пригоді на робочому місці.
Хороша комунікаційна стратегія може охоплювати загальну внутрішню політику компанії (як ви спілкуєтеся з членами команди — як в офісі, так і віддалено), але іноді варто розробляти окремі стратегії під конкретні бізнес-ініціативи, де потрібен особливий підхід.
Наприклад, ваш бізнес може планувати цифрову трансформацію. Щоб упровадити її успішно, слід сформулювати комунікаційну стратегію, яка враховує ключові питання, пов’язані з цими змінами.
Така стратегія має окреслювати цілі, а також містити опис того, як ви плануєте відстежувати прогрес. Ви можете використовувати методику SMART (конкретні, вимірювані, досяжні, релевантні та обмежені в часі цілі) як складову цієї комунікаційної стратегії. Щоб досягти цілей цифрової трансформації, варто звернути увагу на такі моменти:
- Комунікування потреби в змінах (навіщо це робиться) й підвищення обізнаності.
- Забезпечення залучення співробітників і їх готовності до змін.
- Формування підтримки змін через розуміння їхньої необхідності.
- Виявлення опору та робота над його зменшенням.
Ось кілька важливих стратегій комунікації, які полегшать вам роботу й покращать взаємодію з оточенням:
1. Активне слухання
Активне слухання — це увага до слів співрозмовника, уточнюючі запитання для уникнення непорозумінь і реакція, яка демонструє, що ви зрозуміли точку зору іншої людини. Це також включає невербальну комунікацію: зоровий контакт, мова тіла, яка сигналізує про вашу залученість у розмову.
2. Чіткість і лаконічність
Спілкування має бути простим і зрозумілим, аби уникнути плутанини. Використовуйте доступну лексику, уникайте зайвого професійного жаргону. Будьте конкретними та наводьте приклади для ілюстрації думок. Переконайтеся, що ви донесли саме те повідомлення, яке мали на меті.
3. Емпатія
Емпатія — це вміння розуміти й визнавати емоції, думки та погляди інших людей. Вона допомагає побудувати довіру й налагодити контакт, завдяки чому співрозмовник почувається почутим і важливим. Демонструючи емпатію, ви створюєте атмосферу відкритого й чесного спілкування.
4. Запит на зворотний зв’язок
Запит зворотного зв’язку — важливий елемент ефективної комунікації. Він показує, що ви зацікавлені в розвитку та цінуєте думку інших. Зворотний зв’язок допомагає визначити, що можна покращити, і краще зрозуміти, як вас сприймають.
5. Адаптивність
Комунікація має підлаштовуватись під ситуацію й аудиторію. Важливо враховувати, з ким ви спілкуєтеся, і коригувати свій стиль відповідно. Наприклад, з колегою ви можете говорити простіше та неформально, а з клієнтом — офіційніше. Адаптивність гарантує, що повідомлення буде сприйнято правильно.
Chanty як інструмент комунікації стане в пригоді, коли ви враховуєте різні комунікаційні стилі вашої команди. Чи то голосове повідомлення, відеодзвінок чи створення окремих тредів — ви завжди можете адаптуватися до різних форматів професійної комунікації у робочому середовищі.
Інструменти для підтримки ефективних стратегій комунікації
Отже, ми з’ясували, що ефективна комунікаційна стратегія — це важливо, а також розглянули різні стилі спілкування на робочому місці, які можуть бути у ваших колег. Тепер давайте подивимось на інструменти, які допоможуть забезпечити ефективність комунікаційних стратегій у вашому робочому середовищі.
1. Відеодзвінки
Ви, ймовірно, вже використовуєте відеодзвінки для спілкування з командами, але варто підкреслити, що це чудовий спосіб підтримувати контакт із усіма різними типами комунікаторів у вашій команді.
Особисті комунікатори оцінять можливість бачити міміку та мову тіла учасників. Ви також зможете легко надати стислий огляд тим, хто спілкується більш інтуїтивно. До того ж із правильним застосунком, як-от Chanty, можна демонструвати екран і надавати всі необхідні деталі для функціональних і аналітичних комунікаторів.
Для команд, які працюють віддалено або в гібридному форматі, відеодзвінки створюють відчуття зв’язку та допомагають подолати дистанцію між учасниками, сприяючи кращому розумінню й залученню. Проводячи відеодзвінок, пам’ятайте, що не всі учасники можуть захотіти вмикати камери, і переконайтеся, що всі знають, як і коли ставити запитання. Щоб підвищити інклюзивність, розгляньте варіанти проведення віртуальних зустрічей з різними форматами, наприклад, аудіодзвінки для тих, хто їх надає перевагу.
2. Миттєві повідомлення
Це ще один базовий інструмент. Він ідеально підходить для коротких неформальних повідомлень, які легко сприймаються і на які швидко відповідають. Також він дуже ефективний для інформування команди про поточні проєкти.
За допомогою Chanty ви можете створювати окремі треди миттєвих повідомлень для кожного проєкту, гарантуючи, що залучені всі необхідні люди. Це допомагає зберігати фокус і продуктивність у процесі роботи над проєктами.
Миттєві повідомлення особливо корисні для команд із учасниками у різних часових поясах, бо дозволяють асинхронне спілкування без порушення робочого процесу. Однак враховуйте, що час від часу може знадобитись відеодзвінок, щоб надати більше деталей вашим аналітичним або функціональним комунікаторам. Вбудований автоматичний індикатор статусу, який показує, коли хтось доступний або зайнятий, також допоможе оптимізувати комунікацію і уникнути непотрібних переривань.
3. Інструменти для спільної роботи
Використання інструментів для спільної роботи допомагає керувати проєктами, ефективно комунікувати з командою та забезпечувати, щоб усі були в курсі подій.
Застосунки на кшталт Chanty дають змогу легко налаштовувати канбан-дошки. Ви можете призначати завдання, встановлювати дедлайни і контролювати статус проєктів, щоб ваша команда була повністю поінформована, незважаючи на різні стилі спілкування.
Наприклад, інтуїтивні комунікатори чітко бачать кінцевий результат проєкту, а функціональні — розуміють процес, як саме ви плануєте цього досягти.
Інструменти для спільної роботи також можуть інтегруватися з іншими бізнес-застосунками, централізуючи комунікацію і полегшуючи керування завданнями без необхідності перемикатися між платформами. Такі інтеграції дозволяють автоматизувати рутинні процеси, економлячи час і зменшуючи ручну роботу.
Які найпопулярніші інструменти для спільної роботи допоможуть вам покращити вашу комунікаційну стратегію?
Chanty
Застосунок Chanty як програмне забезпечення для командної комунікації допоможе вам легше впроваджувати комунікаційну стратегію. Він має багато інтеграцій, що дозволяє зберігати інструменти, які ви вже використовуєте. Ви можете підтримувати зв’язок з усіма членами команди — від групових повідомлень до відеоконференцій.
Функції:
- Створення нового завдання з нуля
- Перетворення групового або індивідуального повідомлення на завдання одним кліком
- Призначення завдань за людьми, статусом або датами
- Єдиний центр для комунікації та співпраці
- Легкий доступ до історії повідомлень і пошуку учасників команди одним кліком
Poppulo
Poppulo забезпечує правильний канал для залучення будь-якої аудиторії. Кращі бізнес-результати справді залежать від кращого досвіду людей. Ви можете підвищити залученість співробітників і продуктивність, підтримати повернення в офіс і залучити клієнтів. Усе це можливо завдяки Poppulo.
Функції:
- Досягайте співробітників у потрібний час і місце за допомогою цікавих повідомлень через кілька каналів, розроблених для максимального ефекту
- Використовуйте цифрові табло для створення унікальних комунікаційних досвідів, які інформують і радують ваших клієнтів
- Перетворіть свій офіс на магніт для співробітників завдяки інтелектуальному, інтегрованому офісу, що підтримує співпрацю та продуктивність
Dialpad
Dialpad — це хмарний інструмент для співпраці, який об’єднує всі синхронні комунікації в одному місці. Він дозволяє здійснювати все — від простих голосових дзвінків до обміну файлами з командою або клієнтами. Dialpad ідеально підходить для віддалених або гібридних працівників.
Функції:
- Уніфіковані комунікації
- Інтеграція з широким спектром існуючих інструментів
- Працює на різних пристроях і на всіх основних операційних системах
- Надійні заходи безпеки
Instagantt
Instagantt — ідеальне рішення для невеликих бізнесів, яким не потрібен великий набір інструментів управління та комунікації. Він пропонує простий та зручний спосіб керувати проєктами і забезпечувати високий рівень співпраці з усіма членами команди. Менеджери можуть відстежувати прогрес і строки, щоб гарантувати ефективність робочих процесів.
Функції:
- Клієнтів можна додати у режимі “тільки для читання”, щоб вони могли відстежувати хід робіт і зміни
- Зручний інтерфейс із перетягуванням елементів для простого створення та коригування діаграм
- Призначення завдань і відстеження прогресу
- Керування навантаженням і проєктами
- Легка співпраця
4. Соціальні мережі
Використання корпоративних соціальних мереж на робочому місці — це чудовий спосіб додати більш розслаблену атмосферу до комунікаційної стратегії вашої команди. Багато працівників вже звикли до такого формату, тож їм буде легко почати користуватися.
Співробітники можуть завантажувати фото та короткі відео й неформально спілкуватися між відділами. Менеджери також можуть миттєво поширювати оновлення по всій компанії, легко досягаючи всіх працівників.
Хоча це, ймовірно, не стане основним каналом комунікації у вашій компанії, такий підхід додає веселу перерву від традиційних методів. Особливо комунікаторам може сподобатися можливість спілкуватися більш природно. Соціальні мережі можна використовувати для підвищення командного духу та сприяння співпраці через неформальні канали, заохочуючи відкритий діалог і креативність.
5. Інтранет
Централізована система комунікації, як-от корпоративний інтранет, є відмінним способом обмінюватися інформацією з командами та між відділами. Повідомлення, спільний доступ до документів, новини та інше можна безпечно й надійно поширювати незалежно від того, працює ваша команда в офісі чи віддалено.
Це особливо корисно для аналітичних і функціональних комунікаторів, адже всі факти, цифри та деталі зібрані в одному місці. Однак інтуїтивні комунікатори можуть вважати доступ до такої великої кількості інформації трохи відволікаючим. Тож завжди перевіряйте у членів команди, чи вони ознайомилися з важливими оголошеннями.
Інтранет також слугує базою знань, де співробітники можуть отримати доступ до минулих комунікацій, історій проєктів і важливих документів, що допомагає забезпечити послідовність у майбутніх рішеннях. Крім того, варто розглянути інтеграцію функцій на базі штучного інтелекту у ваш інтранет, щоб полегшити пошук і швидке знаходження релевантної інформації для членів команди.
Продовжуйте спілкуватися
Ефективна комунікаційна стратегія — це багатошаровий процес. Він потребує розуміння людей і їхніх особистостей, сучасних технологій, таких як софтфон-системи, а також лідерів, які практикують активне слухання та чітко й послідовно передають ідеї. Крім того, встановлення зрозумілих каналів для зворотного зв’язку та заохочення прозорого діалогу на всіх рівнях організації ще більше підвищать ефективність ваших комунікаційних зусиль.
Ефективні стратегії комунікації у вашій команді не лише сприятимуть плавній роботі бізнесу, а й матимуть позитивний вплив на всі точки контакту з клієнтами протягом їхнього життєвого циклу. Чим більше ви докладаєте зусиль для налагодження ефективної комунікації, тим більші отримуєте вигоди. Забезпечуючи інклюзивність, емпатію та адаптивність у спілкуванні, ви створюєте середовище, де і співробітники, і клієнти почуваються почутими та цінованими.
Доступне та гнучке програмне забезпечення для комунікації Chanty допоможе вам у цьому. Воно робить спілкування у вашій компанії плавним, зрозумілим і простим, пропонуючи методи, що підходять для різних стилів роботи. Chanty також дозволяє інтегрувати різні інструменти та способи комунікації — такі як відеодзвінки, миттєві повідомлення і керування завданнями — у єдину платформу, оптимізуючи комунікацію та заохочуючи тіснішу співпрацю між командами.
Зробивши комунікаційні стратегії основою вашого бізнесу, ви дозволите командам менше витрачати час на розуміння інструкцій і інформації та більше зосереджуватися на виконанні завдань, підвищуючи їхню продуктивність. Це, у свою чергу, веде до міцніших взаємин у команді, кращого прийняття рішень і, зрештою, до кращих бізнес-результатів.
