За даними Global Workplace Analytics, кількість людей, які працюють з дому, зросла більш ніж на 173% з 2005 року. Наразі в США працює понад п’ять мільйонів віддалених працівників.
Поява пандемії коронавірусу спричинила накази залишатися вдома, і робочі завдання стали складними для тих, хто має труднощі з керуванням віддаленими командами.
Деяким працівникам важко знайти баланс між роботою та особистим життям тепер, коли вони працюють з дому. Для деяких продуктивність знизилася просто тому, що вони не можуть змотивуватися вранці. Ці аспекти важливі, бо результати роботи вашого персоналу впливатимуть на загальний успіх компанії.
Хоча «офісна атмосфера» може сприяти кращій продуктивності працівників через мінімум відволікань, сучасні умови вимагають навчитися керувати віддаленою командою для досягнення видатних результатів.
Виклики керування віддаленими командами
Незважаючи на те, що віддалена робота сьогодні стала звичною, керівники команд досі стикаються з проблемами у керуванні віддаленими командами.
Багато компаній не мали планів роботи з дому, доки глобальна пандемія не змусила їх адаптуватися до нових способів управління працівниками.
Ось деякі з викликів керування віддаленими командами:
- Погана комунікація
- Ігнорування корпоративної культури
- Відсутність відстеження прогресу
- Брак довіри
- Проблеми з плануванням графіків
- Низька продуктивність
- Менше робочої енергії
- Відсутність живих зустрічей
Ви можете вирішити ці проблеми за допомогою правильних практик управління віддаленою роботою.
Нижче ми опишемо найкращі практики, як керувати віддаленою командою.
Як керувати віддаленою командою
- Встановлюйте очікування
- Створюйте канали комунікації
- Плануйте щоденні перевірки
- Надавайте команді доступ до однакових інструментів для співпраці
- Забезпечуйте необхідні ресурси
- Заохочуйте соціальні взаємодії
- Проявляйте гнучкість і емпатію
- Будьте лідером, а не просто керівником
- Підтримуйте дні для психічного здоров’я
- Організовуйте регулярні кар’єрні зустрічі
- Робіть перерви
- Маркуйте бізнес-інформацію для легкої пріоритезації
- Відстежуйте прогрес компанії
- Святкуйте успіхи
Тисячі менеджерів і лідерів команд раптово опинилися перед необхідністю керувати віддаленими командами.
Адаптація до цього нового стилю роботи може бути складною, особливо якщо часу на підготовку до змін бракує. Проте, якщо ви знаєте, як правильно керувати віддаленими командами, ви отримаєте найкращі результати від своїх віддалених працівників.
Ось наші чотирнадцять найкращих дієвих порад для ефективного керування віддаленими командами:
1. Встановлюйте чіткі очікування
Навчання керуванню віддаленою командою починається з визначення меж і правил роботи, яких ваші працівники повинні дотримуватися під час роботи з дому.
Повідомте своїй команді, чого ви від них очікуєте. Ці очікування можуть включати:
- Корпоративну культуру
- Процедури роботи
- Керівництво по проектах
- Стильові рекомендації
- Правила комунікації
- Побудову стосунків
Як і в традиційному офісному середовищі, менеджери повинні інформувати працівників про кадрові зміни та політики компанії. Хоча важливо стежити за тим, наскільки добре члени команди відповідають очікуванням, не варто надто контролювати їхні дії, бо це може породжувати недовіру. Деякі автоматизовані застосунки для відстеження часу, як-от Traqq, дозволяють етичний моніторинг — зроблені скріншоти та відео навмисно розмиті, щоб не було видно особистої та конфіденційної інформації.
Ще одна ефективна практика керування віддаленими командами — це планування робочих активностей відповідно до робочих годин ваших працівників. Варто пам’ятати, що оновлення інформації в команді можуть відрізнятися через різні часові пояси та уподобання у робочому графіку, тож встановлюйте очікування щодо комунікації з урахуванням цього. Це допоможе забезпечити плавний робочий процес у різних часових поясах і запобігти затримкам через невідповідність розкладів.
2. Створюйте канали комунікації
Важко переоцінити важливість комунікації між менеджерами та віддаленими працівниками, коли йдеться про навчання ефективному керуванню віддаленою командою.
Створіть надійний канал комунікації для керування віддаленими командами. Саме через нього ви будете інформувати своїх віддалених працівників про важливі речі, зокрема:
- Зміни
- Нові ресурси
- Графіки
- Дедлайни
- Виклики
- Принципи
Можливо, найважливіше — це обрати той засіб комунікації, який найкраще підходить для потреб вашої компанії. Наприклад, це можуть бути відеозустрічі, телефонні дзвінки, голосові повідомлення чи просто текстові повідомлення.
Під час керування віддаленими командами важливо знайти тонкий баланс між постійним надсиланням повідомлень працівникам і делегуванням завдань через автоматизацію. Це дозволяє забезпечити чіткий процес комунікації без перевантаження членів команди.
Ось кілька порад, які допоможуть вам створити ефективні канали комунікації для успішного керування віддаленими командами:
- Враховуйте культуру вашої компанії
- Використовуйте канали комунікації з хорошими відгуками
- Експериментуйте з різними каналами
- Оцінюйте способи передачі інформації — відеодзвінки, електронна пошта або текстові повідомлення
3. Плануйте щоденні перевірки
Планування щоденних перевірок може здатися надмірним, але воно є критично важливим для підтримки продуктивності працівників. Крім того, це покращує тайм-менеджмент під час керування віддаленими командами.
Плануючи перевірки, ви звільняєте себе від постійного контролю, дозволяєте команді брати на себе відповідальність і знижуєте кількість занедбаних проєктів. Для цього можна скористатися програмами для планування.
Щоденні перевірки — не обов’язкова умова. Плануйте їх залежно від того, що краще підходить саме для вашої команди, поточних проєктів та робочих годин. Будьте гнучкими у своєму підході, зважаючи на те, як ваша команда адаптується до віддаленої роботи та як часто їм потрібні оновлення.
Автоматизуйте нагадування, які надсилатимуться електронною поштою або через застосунки миттєвих повідомлень, як-от Skype, у ті дні, коли члени команди мають проходити перевірку.
4. Надайте команді доступ до однакових інструментів для співпраці
Інструменти для співпраці мають ключове значення для керування віддаленими командами, оскільки вони допомагають вашим працівникам спілкуватися, керувати завданнями та ділитися файлами проєктів.
Надайте своїм віддаленим працівникам доступ до таких інструментів командної співпраці та спільних документів компанії. Серед них:
- Chanty
- Slack
- Trello
- Teamwork
- Google Drive (особливо корисний для ведення нотаток і порядку денного)
Щоб успішно керувати віддаленою командою, забезпечте, щоб усі працівники використовували однакові інструменти. Не варто надавати одному працівникові інший інструмент, якщо він виконує такі самі завдання, як і його колега.
Окрім надання працівникам відповідного застосунку для співпраці, також корисним буде інструмент для віддаленого доступу — він забезпечує безперервне й гнучке робоче середовище. Такі інструменти є надзвичайно важливими, щоб усі могли бути продуктивними та отримувати оновлення в реальному часі, навіть працюючи з різних локацій.
Послідовність у використанні інструментів сприяє згуртованості команди та гарантує, що всі працюють з однаковою інформацією.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
5. Забезпечуйте ресурси
Як власник бізнесу або менеджер, який прагне навчитися керувати віддаленою командою, подбайте про те, щоб надати ресурси, які допоможуть вашій команді розвиватися та ефективніше виконувати завдання.
До основних ресурсів для керування віддаленими командами належать:
- Книги та електронні книги
- Блогпости та статті
- Курси
- Шаблони
- Вебінари
- Інструменти та програмне забезпечення
Оскільки дедалі більше бізнесів працюють онлайн, надання цих ресурсів вашим працівникам забезпечить їхній успіх і підвищить продуктивність. Інвестування в їхній професійний розвиток демонструє, що ви цінуєте їхнє зростання — а це, своєю чергою, підвищує мотивацію та ефективність.
6. Заохочуйте соціальну взаємодію
Незважаючи на фізичну відстань між працівниками, соціальна взаємодія — це ефективний метод керування віддаленою командою.
Ви можете влаштовувати віртуальні вечірки, онлайн-зустрічі, спільні мозкові штурми через відеоконференції та вітальні сесії, щоб розвивати позитивні внутрішньоособистісні і міжособистісні стосунки на роботі.
Керування віддаленими командами включає створення часу для того, щоб віддалені працівники могли взаємодіяти й співпрацювати між собою. Це сприяє легшій і продуктивнішій командній роботі, оскільки працівники будують стосунки й підтримують одне одного. Формування відчуття спільноти є критично важливим для подолання ізоляції та підтримання бойового духу команди.
7. Проявляйте гнучкість і емпатію
Варто розуміти, що не всі члени вашої команди працюють в однакових умовах. У когось є подружжя та діти, а в когось — ні.
Хтось має повноцінний домашній офіс, а хтось працює де завгодно — у дворі, спальні чи улюбленій кав’ярні.
Усвідомлення цього допоможе вам бути гнучкішими та більш емпатійними у процесі керування віддаленими командами.
Якщо хтось із працівників хворіє або переживає особисту кризу, важливо з розумінням поставитися до його ситуації. Це демонструє, що ви — насамперед людина і що вам не байдуже.
Оскільки бізнес поступово переходить до віддаленої роботи замість традиційного офісу, менеджерам слід визнати наявність стресу, відволікань та різного рівня адаптивності. Відтак, важливо проявляти гнучкість у контролі завдань, керуючи віддаленою командою. Розуміння індивідуальних потреб дозволяє надати підтримку, необхідну для процвітання кожного члена команди.
8. Будьте лідером, а не просто керівником
Найкращі менеджери команд розуміють, наскільки важливо наставляти та підтримувати працівників, а не просто керувати ними. Вони вміють показувати приклад своїми діями.
Хоча встановлення правил і дотримання дисципліни — це необхідність, члени вашої команди також повинні відчувати, що до вас можна звернутися.
Станьте лідером, а не просто керівником. Лідери йдуть поряд зі своєю командою, а не просто відправляють її вперед, не показавши напряму.
Ось що варто робити як лідеру:
- Втілювати цінності вашої компанії
- Демонструвати чесність і порядність
- Запитувати думку членів команди
- Поважати своїх віддалених працівників
- Показувати, що ви цінуєте їхні зусилля
- Проявляти гнучкість і емпатію
- Організовувати семінари для розвитку знань команди
- Вести відкриті розмови з командою
- Запитувати зворотний зв’язок і реагувати на нього
9. Підтримуйте ідею днів для ментального здоров’я
Всесвітня організація охорони здоров’я (ВООЗ) встановила, що зниження продуктивності через тривожність і депресію коштує світовій економіці 1 трильйон доларів щороку. Водночас, кожен 1 долар, інвестований у ментальне здоров’я, приносить 4 долари покращення здоров’я та продуктивності.
Як керівник команди, ви маєте дбати про ментальне здоров’я своїх працівників, адже вони показуватимуть кращі результати, коли почуватимуться добре та отримуватимуть підтримку.
У кожного з нас різна стресостійкість і здатність до адаптації, і це важливо враховувати при керуванні віддаленою командою.
Хтось швидко звикає до віддаленої роботи, до правил компанії та проєктних вимог, а комусь потрібно більше часу, щоб пристосуватися до нового формату.
Ті, кому складно адаптуватися, можуть зіштовхнутися з проблемами ментального здоров’я, якщо працюватимуть під постійним тиском.
Хтось із ваших працівників може переживати життєву кризу і розриватися між особистими проблемами та роботою. Якщо вчасно не виявити та не підтримати таких людей, це матиме негативні наслідки для їхнього психологічного стану.
Як керувати віддаленою командою в такій ситуації? Варто підтримувати ідею днів для ментального здоров’я — робочих днів, спеціально відведених для покращення психологічного стану працівників.
Ось кілька способів підтримки ментального здоров’я віддалених працівників:
- Пропонуйте пакети підтримки ментального здоров’я
- Заохочуйте відкриту комунікацію та тімбілдинг
- Майте можливість скерувати до психотерапевта
- Використовуйте інструменти керування проєктами для спрощення завдань
- Діліться ресурсами з догляду за собою
- Проводьте віртуальні соціальні зустрічі
- Запускайте опитування про ментальне здоров’я і стрес на роботі
- Заохочуйте перерви
- Плануйте офлайн-зустрічі команди (коли це безпечно)
- Заохочуйте фізичну активність
- Підтримуйте баланс між роботою та особистим життям
- Будьте гнучкими та відкритими
- Відзначайте досягнення працівників
10. Організовуйте регулярні кар’єрні зустрічі
Проводьте індивідуальні щотижневі або щомісячні зустрічі з кожним членом віртуальної команди, якою керуєте. Zoom-дзвінки для обговорення кар’єрних питань — чудовий спосіб ефективно керувати віддаленою командою.
Під час віртуальних зустрічей обговорюйте, як працівники справляються з віддаленою роботою та керуванням проєктами. Обмінюйтеся думками про попередні завдання, з якими труднощами вони зіткнулися, як знаходили рішення, що викликало складнощі або, навпаки, зацікавлення.
Таке віртуальне особисте спілкування — ідеальна нагода дізнатися, що думають працівники про поточні процеси, отримати фідбек щодо керування проєктами та обговорити ідеї на майбутнє.
Регулярні кар’єрні зустрічі — це орієнтований на результат інструмент керування віддаленою командою, який допомагає завоювати довіру працівників і налагодити з ними більш особистий контакт. У свою чергу, віддалені працівники охоче ділитимуться своїми особистими цілями та прагненнями щодо розвитку вашого бренду.
11. Робіть перерви
Як людина, відповідальна за керування віддаленими командами, ви, ймовірно, розумієте важливість перерв, адже довгі години роботи можуть спричиняти стрес.
За даними Центрів з контролю та профілактики захворювань США (CDC), кожен четвертий працівник скаржиться, що робота є основним джерелом стресу в його житті.
Деякі члени вашої команди можуть не озвучувати це, але стрес неминуче позначиться на їхній продуктивності.
Заохочуйте працівників час від часу робити перерви, щоб відпочити та перезавантажитися. Перерви — один із найпростіших способів підтримати ментальне здоров’я.
Надаючи можливість відпочити, ви створюєте щасливіше робоче середовище та стимулюєте успішну роботу команди під час керування віддаленими працівниками.
Перерви допоможуть членам вашої команди:
- Запобігти вигоранню
- Поліпшити креативність
- Підтримувати здоровий баланс між роботою та особистим життям
12. Маркуйте бізнес-інформацію для зручної пріоритезації
Керувати віддаленими командами буде значно легше, якщо все впорядковано. Управління завданнями стане простішим, а продуктивність — вищою.
У робочому процесі маркуйте завдання за рівнем пріоритету, щоб команда знала, що є найважливішим і найтерміновішим. Також маркуйте офіційну інформацію та електронні листи для зручної пріоритезації.
Ось приклади міток, які можна використовувати у вашому робочому процесі:
- FYI/Для ознайомлення
- Важливо
- Планування
- Рішення
- Перевірка/Зворотний зв’язок
- Терміново
Мітки служать корисними орієнтирами для ефективного керування віддаленими командами. Вони допомагають дотримуватися термінів, забезпечують точність і швидкість виконання.
13. Відстежуйте прогрес компанії
Перш ніж ви зможете ефективно відстежувати прогрес компанії, потрібно оцінити роботу працівників, а це починається з правильного керування віддаленими командами.
Щоб оцінити ефективність компанії та дізнатися, чи ви успішно керуєте віддаленими працівниками, варто:
- Оцінити бізнес-цілі та досягнення
- Проаналізувати ключові показники ефективності (KPI)
- Переглянути відгуки клієнтів
- Перевірити позиції в пошукових системах (SEO)
- Вивчити рівень повторних покупок
- Переглянути фінансову звітність
- Порівняти з конкурентами
- Визначити сильні й слабкі сторони
- Розробити стратегії покращення
Ваш обов’язок як менеджера — гарантувати, що в роботі немає збоїв, і що все розвивається в правильному напрямку.
Результати роботи віддалених працівників впливають на загальне управління бізнес-процесами. Проте, виявляючи проблеми та вносячи корективи, не варто бути надто жорстким.
14. Відзначайте успіхи
Коли ви досягаєте певних етапів або цілей, знайдіть спосіб відсвяткувати та відзначити ці досягнення.
Святкування успіхів — як великих, так і дрібних — є чудовим способом мотивувати ваших віддалених працівників. Це не лише підвищує мотивацію, а й дає команді відчуття задоволення від того, що їхні зусилля приносять бажані результати.
Існує багато способів відсвяткувати успіх компанії разом із віддаленою командою для досягнення ще продуктивніших результатів. Наприклад:
- Проводьте віртуальні вечірки
- Нагороджуйте членів команди
- Даруйте подарунки
- Пропонуйте відпустки за рахунок компанії
Не відкладайте святкування до моменту досягнення масштабних довгострокових цілей. Якщо ваші працівники докладають зусиль для досягнення результатів, але не мають можливості відсвяткувати плоди своєї роботи, вони можуть втратити мотивацію.
Як менеджер, який знає, як керувати віддаленою командою, завжди пам’ятайте: важливо відзначати як індивідуальні, так і колективні досягнення.
Останні думки: 14 порад для успішного керування віддаленими командами
Навчитися керувати віддаленою командою не так складно, як може здатися на перший погляд.
Хоча під час керування працівниками, які знаходяться в різних містах або країнах, можуть виникати певні виклики, за умови правильних дій і наявності потрібних інструментів це може бути цілком легким процесом.
Скористайтеся нашим списком практичних порад для ефективного керування віддаленими працівниками, щоб підвищити продуктивність і покращити показники вашого бізнесу.
А як ви керуєте своєю віддаленою командою? Поділіться своїми найкращими практиками в коментарях нижче.
Add comment