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6 Pasos para Mejorar la Productividad en el Trabajo

mejorar productividad

No siempre es obvio qué es exactamente lo que mata tus niveles de productividad. De acuerdo a una encuesta realizada por CareerBuilder, 75% de los empleados afirman que más de dos horas de trabajo eficiente se pierden diariamente. Es muy difícil establecer un equilibrio entre crear un ambiente colaborativo y la necesidad de mantener el enfoque ¿Cuál es la razón tras eso?

Dilema #1: Cubículo vs. colegas ruidosos

Las investigaciones muestran información controversial sobre este tema. Aseveran que los colegas habladores son la principal distracción y que estar sentado en un cubículo también resulta distrayente. Claramente esta es información de gran utilidad, pero ¿Cómo se puede beneficiar un empleado de eso? Analicemos los hechos.

Por otro lado, una encuesta realizada por Ask.com encontró que el 61% de los empleados en EEUU afirman que los colegas ruidosos son la mayor distracción y la mayor causa de que se reduzca la productividad. Muchos empresarios usan espacios abiertos para integrar a sus empleados en proyectos en curso. Pero la realidad es que, cuando te encuentras trabajando en un gran espacio abierto, siempre habrá alguien que se ría a carcajadas, que te interrumpa constantemente o que camine por todos lados. Por esa razón, el 86% de los empleados preferirían trabajar solos para mejorar su productividad.

Por otro lado, un tercio de aquellos que trabajan en oficina creen que serían más productivos si trabajasen en un espacio abierto, en vez de un cubículo. Muchos aseguran que es difícil mantenerse eficiente y creativo en ese tipo de entornos. Los cubículos son perfectos para maximizar el espacio de la oficina, pero trabajar en un cubo no es emocionante o inspirador.

Solución: Siempre hay límites en el espacio de trabajo, pero los empleadores pueden ayudar a sus trabajadores a ser más flexibles. Pudieses intentar crear una “habitación silenciosa” o, al menos, una “esquina silenciosa”, en donde las personas no hablen y puedan trabajar en silencio. De no ser posible o si esta idea no resulta exitosa, existen los auriculares con cancelación de ruido.

Dilema #2: Redes sociales vs. acceso limitado a Internet

Acceso a las redes sociales en el lugar de trabajo. Un asunto bastante complicado…Veamos que nos muestran las estadísticas ¡Aviso! ¡Muchos hechos y números, a continuación!

En primera instancia, el 54% de los trabajadores estadounidenses que usan conexión a Internet dicen que tener acceso a estas es de suma importancia para la realización de sus labores. Adicionalmente, el 92% de los adultos trabajadores indican que el Internet no ha perjudicado su productividad en el área de trabajo ¡Imagina, menos de uno de diez trabajadores adultos afirman que el Internet los ha hecho ser menos productivos! Pero eso es lo que creen los empleadores. Es hora de darle paso a los empleados.

A su vez, el 46% de los adultos trabajadores en línea afirman que sus jefes limitan su acceso a Internet. Suena algo severo ¿cierto? En primer lugar, échale un vistazo a este último dato. El 21% de los empleados dicen que pasan una hora o más navegando en búsqueda de información no relacionada al trabajo. Lo que puede volverse en tres o cuatro horas de la jornada laboral…

Solución: Desafortunadamente, incluso si tu nivel de productividad es mayor con acceso a Internet, la decisión de bloquear la conexión tal vez no sea para ti. En el caso que tengas la posibilidad de escoger, realiza un par de experimentos. Trabaja una semana con conexión a Internet, y luego, sin acceso a él. Si te mantienes honesto contigo mismo, encontrarás cuál funciona mejor para ti. Si descifras que el Internet desfavorece tu productividad, prueba con aplicaciones libres de distracciones en tu navegador que sólo te permitan visitar sitios que necesites para trabajar. 

Dilema #3: tomarse descansos vs. flujos de trabajo estables

Tomarse un café, luego de fumar un cigarro, después de ir por un bocadillo. Y, posteriormente, una larga sesión de autoacusación por los pecados de la improductividad. Tener un sinnúmero de descansos pueden afectar las horas de trabajo y robarte tiempo productivo de tu horario sin que te des cuenta. Puede que reconozcas esto en tus colegas, o en ti mismo. Si no es así, tal vez termines siendo el próximo tipo de trabajador improductivo.

El siguiente tipo es el adicto al trabajo, aquel que no toma descansos, ni siquiera para el almuerzo, lo que, al final del día, conduce a desempeño deficiente. Tal vez luzcas como un fantasma exhausto que no quiere descansar, Y tu productividad…por el suelo. Así que la pregunta es ¿Cómo elegir entre mantenerse productivo y útil para disfrutar de un flujo de trabajo saludable?

Solución: Si eres un empleado, en vez de tomar descansos cada vez que tu cerebro empiece a divagar, opta por fijar descansos intermitentes a través de todo el día. Esto te ayudará a mantenerte enfocado durante tu jornada de trabajo y mejorará tu rendimiento.

Si eres un empleador o líder de un grupo, alienta a tu equipo a tomar descansos cada cierto tiempo para que recarguen energías, pero mantén un postura clara en contra de descansos muy frecuentes que solo tienen el propósito de desperdiciar tiempo.

Dilema #4: Multitasking vs. realizar una sola tarea

Empecemos por decir que, normalmente, se confunden los términos “multitasking” (realizar varias tareas al mismo tiempo) con “switch-tasking” (turnarse entre tareas). De hecho, no realizamos dos o más tareas al mismo tiempo. Físicamente es imposible, sólo cambiamos rápidamente entre ellas.

Si eres de los que hace multitasking, de seguro tu agenda de trabajo luce como un gran libro de escrituras mágicas. Cada minuto y cada segundo están programados. Luces como un capitán que se enfrenta a la feroz marea de tareas. Las cuales, un día, harán que un día te hundas en su océano.

¿Por qué sucede esto? Cuando saltas de la primera tarea a la siguiente, tu nivel de concentración no necesariamente cambia hacia ésta. Una simulación de trabajo reemplaza la productividad y los resultados reales. Incluso si terminas la primera tarea antes de empezar con una nueva, tu enfoque se dividirá por un largo tiempo. Cada vez que inicies una nueva tarea, es necesario que te tomes 25 minutos para concentrarte de nuevo por completo. Calcula cuánto tiempo pierdes teniendo que hacer dos tareas al día ¿Y cinco…y diez?

Si prefieres realizar una sola tarea, dedicas días, incluso semanas o meses para el Gran Reto.Y cuando lo completas, te darás cuenta que tareas pequeñas, pero igual de importantes, siguen sin ser realizadas. Por lo tanto, la productividad en general se ve afectada.

Solución: Suena poco productivo, pero intenta que tu mente descanse entre tareas. Y de ser posible, no saltes de una a otra de forma seguida. Por ejemplo, cuando no estés en la oficina, haz un esfuerzo y no veas tu teléfono, y siéntete cómodo con el silencio. Te ayudará a generar el hábito de apagarlo y mantenerte concentrado en el momento. Es aquí donde la productividad comienza.

Dilema #5: Asistir a reuniones vs. declinar asistir a reuniones

¿Sabes esa sensación que genera asistir a reuniones, donde se discuten conceptos abstractos, donde se recibe muy poca información, donde el objetivo final no está claro? De seguro que sí. Seamos honestos, este tipo de reuniones son un completo desperdicio de tiempo.

¿Por qué surgen estas reuniones improductivas cada cierto tiempo? Porque no todos entienden el verdadero costo de una reunión regular. Escuchemos a Jason Fried y Davin Heinemeier, los autores del extraordinario libro titulado “Reinicia: Borra lo aprendido y piensa la empresa de otra forma” (ReWork): “Pongamos que has planificado una reunión de una hora con diez personas. Esto en realidad significa una reunión de diez horas, no de una. Estás intercambiando diez horas productivas por una hora de reunión.” ¿No te resulta impresionante?

Por otro lado, las reuniones son un método para crear un ambiente de colaboración. Es poco probable que puedas prescindir de ellas ¿Qué deberías hacer para mejorar la productividad en tu equipo?

Solución: Es importante tomar en consideración el hecho de que las reuniones son un punto importante dentro del proceso de trabajo. Solo queremos ofrecerte algunos consejos para evitar que las reuniones afecten tu productividad.

  • Asiste a reuniones sólo cuando haya una agenda clara,
  • Fija un temporizador. Culmina la reunión cuando termine el tiempo,
  • Invita tan pocas personas como sea posible,
  • Invita exclusivamente a personas relevantes al tema,
  • Finaliza con un resultado claro y responsabiliza a alguien para que lo implemente.

También pueden invertir en una herramienta de colaboración que te permita crear planes, discutir ideas y asignar trabajos desde un centro de comandos único que se integre con las aplicaciones que uses. Y olvídate de reuniones improductivas para actualizar a todo el equipo acerca de cualquier cambio pequeño. Infórmate más acerca de este problema en la siguiente sección. 

Dilema #6: Redes sociales vs. chats de equipo

Los investigadores han encontrado que las personas se frustran si se mantienen lejos de sus teléfonos celulares por mucho tiempo, así que no resulta sorprendente que las redes sociales se mantengan como las principales causantes de improductividad. Recuerdas la situación donde solo vas a publicar o tuitear algo promocional, y 30 minutos después te encuentran revisando las noticias. Aplicaciones como Facebook, Instagram y Twitter son expertos en reducir la productividad y proveer horas de contenido para perder el tiempo.

Aún así, no puedes negar que la clave para trabajar más eficientemente es obtener sistemas para que se comuniquen entre ellos. De acuerdo a una reciente encuesta, realizada por la compañía de investigación Ipsos, cerca de un 50% de los empleados cree que las herramientas sociales los vuelve más productivos, mientras que el 30% de empresas las restringen y menosprecian su uso.

Además, casi la mitad (46%) de los trabajadores estadounidenses prefieren comunicarse con sus colegas a través de correo electrónico, mensajería instantánea o por teléfono para evitar interactuar cara a cara ¡Sólo piénsalo! Las personas no desean comunicarse con sus colegas en persona ya que matan la productividad.

Sorprendentemente, los empleadores suelen conocer los niveles de improductividad que suceden como resultado de la comunicación cara a cara. Y el 31% de ellos dicen que están dispuestos a sacar de sus bolsillos para comprar herramientas de comunicación empresariales, pero ¿qué tipo de herramienta mejorará la productividad de comunicación empresarial? 

Solución: En pocas palabras, la mejor elección es una mensajería de equipo. El mercado de mensajerías de equipo es diverso. En él, cada equipo puede encontrar una opción apropiada de acuerdo a sus necesidades. Los chats de equipo son un ambiente donde pueden crear propios procesos laborales únicos y productivos. Será el universo donde los miembros de tu equipo no se distraerán por familiares o amigos. Suena perfecto ¿cierto? Deberías probarlos.

Un consejo adicional: Mejora tu productividad en el trabajo con la ayuda de escritorios elevados

Hay un punto más que quisiéramos agregar sobre formas de mejorar tu desempeño en el área de trabajo. Un nuevo estudio, llevado a cabo durante el transcurso de seis meses por Texas A&M Health Science Center School of Public Health encontró que los empleados que usan estaciones de trabajo elevadas eran un 46% más productivos que aquellos con escritorios tradicionales. Impresionante ¿no es así?

Un hecho interesante de los resultados es que, la diferencia en la productividad entre un grupo que trabajó en escritorios elevados y un grupo que trabajó sentado, no fue mucha durante el primer mes. Al inicio del segundo mes, hubo un mayor aumento en la productividad en el grupo que se ubicaba en escritorios elevados, a medida que se acostumbraban a sus estaciones de trabajo.

No hace falta decir que, los escritorio limpios y organizados ayudan a establecer un mejor nivel de productividad en el trabajo.

En resumen

En la actualidad, la productividad tiene un nuevo significado. No solo se trata de enfocarse en poseer un alto nivel de experticia. Tampoco se trata de gestionar a la perfección los minutos del día. Siempre y cuando tomes en consideración las soluciones a los problemas de productividad, podrás dominar tu tiempo y mejorar tu productividad.

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