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7 Consejos para Aumentar la Productividad al Trabajar desde Casa

Productividad

No trabajes desde la cama.

Quieres que tu cama sea un lugar de paz y tranquilidad, lejos del estrés del trabajo.”

Liz Grossman Kitoyi

La situación en la que nos encontramos actualmente, la pandemia o como suele llamarse, “la nueva normalidad”, ha hecho cambios drásticos en el ámbito laboral alrededor de todo el mundo.

Muchos empleadores optan por trabajar desde casa para salvar nuestra economía de una nueva depresión. Poco nos imaginábamos que nos estaríamos enfrentando a una depresión un poco distinta. 

Sí, sabemos que trabajar desde casa suena maravilloso. Puede evitar el tráfico y dejar de asistir al colegio, no tienes que vestirte para salir y literalmente puedes trabajar en pijamas, puedes comer lo que quieras y cuando quieras. En teoría, todo esto suena perfecto y trabajar remotamente viene con grandes beneficios.

Solo hay un detalle, la mayoría de nosotros no somos buenos haciéndolo. Muchos de nosotros lo encontramos increíblemente difícil debido a las distracciones. Desperdiciamos nuestro tiempo luchando contra las distracciones y la sensación de culpa luego de perder esta batalla.

A todos nos ha pasado, incluyéndonos. Sin embargo, tomémonos todos un descanso. Compartiremos contigo un par de trucos y consejos que nos han ayudado a través de estos tiempos difíciles de nuestras vidas.

Los desafíos

Uno de los principales desafíos es la falta de interacción social. Es decir, lo intentamos. En verdad que sí. Incluso almorzamos y pasamos el tiempo de forma virtual para mantenernos conectados.

Pero hoy en día eso no es suficiente ¿cierto? Ahora los descansos para ir a tomar un café son en solitario y ya no hay reuniones alrededor de la toma de agua donde ocurrían conversaciones triviales. Pero no solo nos pasa a nosotros.

Airtasker informa que el 70% de las personas clasifican a las relaciones sociales en el área de trabajo como algo tan importante como es terminar una tarea. Trabajar desde casa minima la cantidad de interacción social.

Todo esto dirige a obstáculos al momento de compartir información. Esto afecta especialmente a los más nuevos. Donde la duda más sencilla puede volverse todo un caos, creando situaciones de estrés. De acuerdo al New York Times, lo más difícil de trabajar desde casa es la soledad y la carencia de interacciones sociales.

Adicionalmente, tal vez tengas una situación similar a la de uno de nuestros empleados. Niños. Los pequeños verán que estás en casa, lo que puede significar solo una cosa para muchos de ellos ¡Hora de jugar! Digamos que es la fórmula perfecta para un quiebre emocional total.

Así que hemos decidido crear una lista a partir de lo que hemos descubierto y aprendido durante este último año. A continuación algunas formas efectivas de gestionar el trabajo desde casa.

Las soluciones

  1. Haz la cama

Suena como algo que una madre diría ¿Cierto? Pero las mamás muchas veces tienen la razón. 

Probablemente esto sea lo último que quieres hacer tan temprano en la mañana. Donde solo quieres tu taza de café y arrancar con el día. Esto suena muy bien, pero la realidad es que no lo es tanto. De acuerdo a una encuesta, si te tomas un minuto o dos acomodando tu cama en las mañanas, serás más productivo el resto del día.

Uno de nuestros emprendedores favoritos, Tim Ferriss, afirma que hacer la cama al levantarse te brinda un tipo de sensación de logro y sin importar qué hagas durante el día, estará esa sola cosa que lograste culminar.

El almirante William H. McRaven dijo algo al respecto durante su discurso en la Universidad de Texas, en Austin: “Si tiendes tu cama en la mañana habrás completado tu primera tarea del día. Esto te dará una pequeña sensación de orgullo y te motivará a realizar otra. Al final del día esta tarea completada se habrá convertido en muchas tareas completadas. Tender la cama también refuerza que las cosas pequeñas importan. Si no puedes hacer bien las cosas pequeñas, nunca podrás hacer bien las cosas grandes.Y si, por casualidad, tienes un día horrible, volverás a casa y verás una cama hecha por ti lo que te dará fuerzas para pensar que mañana será mejor. Si deseas cambiar el mundo, comienza por tender tu cama.”

Y seamos honestos, una cama bien arreglada luce y se siente mejor que una desordenada.

  1. Crear un espacio de trabajo en tu hogar

Sí, lo sabemos, no todos vivimos en grandes apartamentos con oficinas exclusivas para trabajar. Eso sería todo un sueño… No obstante, no todo está perdido. Seguramente podrás encontrar una esquina en tu apartamento y usarla como un espacio de trabajo. Creemos que es crucial que evites usar tu cama como tu espacio laboral.

Así que intenta usar un escritorio o, si es posible, prueba usar tu mesa de comedor como escritorio cuando trabajes desde casa. Recientemente, nos sorprendió ver a la Subsecretaria General Melissa Fleming convertir su mesa de planchar en un escritorio. Ella dice preferirlo ya que así puede trasladarse hacia otras habitaciones, cambiar de ambiente y perspectiva. Una idea brillante ¿no crees?

Así que ponte creativo y crea un espacio de trabajo en tu hogar que te motive, ya que es vital para tu productividad y enfoque.

  1. Mala calidad del aire

La principal razón por la que debes mantener una buena calidad del aire es que te ayudará a mantenerte saludable. Una calidad precaria del aire también puede tener un impacto negativo en tu estado de ánimo y tus habilidades cognitivas. Puede causar fatiga, cambios en el humor, depresión y pérdida de la concentración, lo que da como resultado un menor nivel de productividad.

Pero no hay de qué preocuparse. Puedes tomar algunas medidas sencillas para mejorar la calidad del aire: Abre una ventana, usa un purificador de aire, enciende el aire acondicionado (sólo si los filtros se encuentran limpios), ubica algunas plantas para que purifiquen el aire interior ¡Ahora, toma un respiro!

  1. Planifica, planifica y planifica

Trabajar desde casa también significa establecer ciertos límites. Como dice el refrán “buenas cercas hacen buenos vecinos”. Esto significa crear límites en tu área de trabajo y en la cantidad de tiempo que pasas trabajando, ya que puede beneficiar tus niveles de productividad.

Crea un horario que defina cuándo es tiempo de trabajar y cuándo es tiempo de descansar. También súmale un periodo de tiempo para desconectarte de la tecnología, así puedes pasar tiempo con las personas a tu alrededor y tener un mejor descanso.

Asegúrate de crear un plan que detalle las tareas diarias para que puedas gestionar tu tiempo. Agrega intervalos de descanso que te permitan descansar o ir a caminar. Recompénsate y refresca tus ideas.

Hemos creado el hábito de planificar las cosas con antelación, incluso cuando nos dirigimos a la oficina. Funciona de maravilla, especialmente cuando se trabaja desde casa. Lo que nos gusta hacer antes de finalizar la jornada de trabajo es crear una lista de tareas para el siguiente día ¡y ya estamos listos!

Nos brinda una estructura a seguir, ayuda a mantener el enfoque y a ahorrar tiempo el siguiente día.

La siguiente sección te brindará más detalle acerca de qué funciona al momento de organizar tu trabajo y administrar tu tiempo.

  1. Usa la herramientas adecuadas para aumentar la productividad

Algunos seguramente siguen usando papel y lápiz, no obstante, creemos que es tiempo de subir el nivel. Después de todo, gestionar múltiples proyectos, tareas, redes sociales, etc. no es apto para cardíacos.

Confía en nosotros, las necesitarás si buscas delegar trabajo, hacer seguimiento de las tareas, establecer fechas límite, planificar y demás cosas.

¡Así que comencemos!

Si cuentas con un equipo de trabajo, lo más probable es que necesites una aplicación que los conecte a todos. Claro, nuestra herramienta preferida es Chanty. Ya que es más que una herramienta de comunicación donde tener a todos los miembros del equipo.

También puedes crear chats grupales, llamadas de audio y vídeo, mensajes de voz, etc. También puedes convertir mensajes de texto en una tarea con solo un clic. Sí, lo escuchaste bien. Sin la necesidad de utilizar otras aplicaciones para administrar la comunicación y las tareas.

Y sabemos que los lunes pueden ser desagradables en cualquier idioma, pero estamos seguros que te encantará la aplicación Monday. Ofrece calendarios, tableros y un sistema de monitoreo. Existen muchas otras aplicaciones similares, solo debes probarlas y ver cuál se ajusta mejor a tus necesidades.

Todo es diversión y juegos si logramos mantenernos enfocados en el trabajo, pero ¿Qué pasaría cuando evitamos entrar en las redes sociales? Comienza por querer revisar si nos ha llegado un nuevo mensaje y media hora después nos encontramos haciendo compras en línea por artículos del hogar que ni sabíamos que existían.

Me tomó algo de tiempo escribir este artículo debido al miedo de poder perderme algo que  haya estado sucediendo en el mundo en ese momento. Lo que yo, y seguramente muchos otros, adictos a las redes sociales, necesitamos es algo que bloquee estos sitios. Afortunadamente, no estamos solos en esto, ya existen aplicaciones para ayudarnos. Después de todo, no causa ningún daño probarlas ¿Cierto?

Comencemos con nuestra favorita, Flipd. Decimos “favorita” porque no hay ninguna que la supere ¡De ninguna manera! Lo que queremos decir es que una vez que bloquees tus aplicaciones con la ayuda de Flipd, no puedes cambiar de parecer. Suena extremo pero lo necesitamos ¿No es así?

Esto es perfecto para las distracciones en el teléfono, pero también tenemos Facebook, Instagram y Twitter en nuestros computadores. No te preocupes, hay aplicaciones para eso también.

Prueba Focus. Con ella puedes bloquear completamente sitios web y aplicaciones. Cuando quieras deshacer los cambios, la aplicación te mostrará una cita motivacional que intentará hacerte regresar al trabajo. Un lindo detalle ¿No crees?

  1. Comunicación

Uno de los mayores desafíos de los que hablamos al inicio de este artículo era la comunicación. Las conversaciones cara a cara se han ido y se vieron reemplazadas por correos electrónicos y salas de chat, los cuales consumen mucho tiempo, siendo honestos.

Adicionalmente, somos bombardeados con información que no es imprescindible. En algunas conversaciones de correo electrónico a veces no sabemos siquiera por qué estamos copiados entre los receptores. El punto es que, sabemos que está bien mantenerse actualizado, pero a veces puede llegar a ser abrumador.

Lo que sugerimos para aumentar la productividad es usar una única plataforma de comunicación y tener a todos tus colegas en un solo lugar. Como mencionamos anteriormente, puedes lograrlo con Chanty, probándolo sin costo alguno.

Limita tus canales de comunicación tanto como sea posible. Adicionalmente, hazlos claros. Sin tus compañeros de trabajo sentados a tu lado, las cosas pueden volverse confusas si no hay una comunicación clara.

Sin embargo, es bueno socializar con tus colegas incluso estando fuera de línea. Es más fácil hacerle preguntas a personas que conoces, que a las que no ¿No es así? Así que conócelos si aún no has tenido la oportunidad de hacerlo, o sí ya los has hecho, intenta mantenerte en contacto.

Prueben realizando reuniones virtuales o haciendo cursos en línea juntos ¿O  tal vez hacer yoga en línea? Ya debes tener una idea a lo que nos referimos. Tal vez parezca que estuviesen escapando del trabajo, pero confía en nosotros, hay un propósito más grande detrás. Estarán creando lazos entre ustedes y divirtiéndose. Al fin y al cabo, no somos robots.

  1. Familia

Ah, la familia. Como mencionamos previamente, es encantador tener niños pero puede llegar a ser todo un montaña rusa de emociones. Lo que, en mi caso, hice fue establecer algunas reglas básicas para todos los miembros de la casa. Les dije que no estaba ahí para jugar o socializar.

Que necesito trabajar y que actúen como si no existiera (naturalmente, esto no siempre funciona de la manera que quiero). Suelo encerrarme en una habitación y pretendo que no estoy ahí. Muchas veces trabajo hasta tarde en la noche cuando los niños se van a dormir ya que poseo un mejor enfoque. También recibo ayuda de parte de la niñera, pero si no está entre tus posibilidades, pídele ayuda a otras personas.

Si tu pareja y tú tienen  horarios flexibles, prueben trabajar en distintas horas. Nota que funciona para ti. Tengo una amigo que se va de casa todos los días, besa a sus hijos, se despide y al salir se trepa de regreso a la casa a través de la ventana ¿Bastante inteligente, no crees?

Pero si esto no funciona, no debes preocuparte. Trabajar desde casa con niños jugando a tu alrededor es la nueva normalidad. Invierte en unos buenos audífonos. Obtener unos auriculares con cancelación de ruido y un botón de silencio ayudará a bloquear el berrinche de cualquier niño o el ladrido de los perros durante las llamadas. Nos los agradecerás luego.

Conclusiones

Sé amable contigo mismo. Han sido unos tiempos difíciles para todos y no esperamos ser perfectos gestionando esta situación. Da un paso a la vez y encuentra tu propio balance. Usa los consejos que te hemos dado, pero también sigue lo que se ajuste a ti.

Nos encantaría saber lo que piensas al respecto ¿Qué te ha funcionado? ¿Has intentado implementar algunas de nuestras ideas?

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