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La guía definitiva para videoconferencias

Videoconferencia

Suena la alarma de tu teléfono. Son las 7 de la mañana. Deslizas hacia arriba para desactivarla y desbloquear tu teléfono para revisar tus mensajes.

El primero es de un cliente en Europa solicitándote una videoconferencia urgente para las 7:30 a.m. Te levantas de la cama, te arreglas un poco, te colocas un camisa limpia aún con tus bermudas y tus chanclas, te haces un taza de café y estás listo.

Las videoconferencias son una especie de llamadas telefónicas nuevas y mejoradas que potencian la colaboración, aumentan la eficiencia, reducen los costos y los problemas al momento de tomar decisiones.

Un estudio reciente llevado a cabo por Global Market Insight catalogó a las videollamadas como una industria de 14 billones de dólares con una tasa de crecimiento anual compuesto del 20% hasta el 2027.

La demanda por parte de los consumidores y los avances tecnológicos son los factores de crecimiento de esta industria. En este artículo, compartiremos un resumen acerca de las videoconferencias y cómo funcionan, sus beneficios y limitaciones, además de las tendencias de la industria que necesitas monitorear. Comencemos.

Cómo funcionan las videoconferencias

El entorno laboral actual consiste en colegas dispersos por todo el mundo y clientes que necesitan reunirse y colaborar diariamente.

Las videoconferencias son la solución de preferencia para las colaboraciones cara a cara gracias a que brindan una conexión audiovisual entre dos o más personas ubicadas de forma remota. Es una reunión presencial celebrada virtual.

En el pasado quedaron los días en el que las videoconferencias se consideraban un lujo exclusivo de las grandes empresas. Gracias a la evolución de la tecnología de voz sobre protocolo de internet (VoIP), es posible realizar una videollamada desde cualquier de tus dispositivos móviles y computadoras portátiles a un precio mínimo.

Estableciendo tu espacio para videoconferencias

Al nivel más básico, solo necesitarás de tu teléfono para iniciar o participar en una videollamada. Para las empresas que planeen realizar videoconferencias con frecuencia o, incluso, seminarios web, se recomienda comenzar con la siguiente infraestructura: 

  • Una habitación silenciosa.
  • Una conexión a internet estable de alta velocidad
  • Un dispositivo de visualización, como una televisión, las pantallas grandes funcionarán mejor para reuniones multipuntos.
  • Un computador de escritorio o una laptop.
  • Otras unidades periféricas como cámaras web, micrófonos, auriculares y cornetas.
  • El programa de videoconferencia de tu elección.

Si disponen de un presupuesto flexible, invierte en cámaras y pantallas de alta definición, así como en sistemas de audio de alta calidad que hayan sido diseñados para reuniones. La inversión inicial asegurará que tengas una excelente experiencia de usuario. 

Tipos de videoconferencias

Las videoconferencias se califican de acuerdo al número de participantes. Las llamadas de punto a punto cuentan con dos participantes que se comunican entre sí en tiempo real desde distintas ubicaciones. Un ejemplo de este tipo de videoconferencias pueden ser las entrevistas de trabajo y la atención al cliente individual.

unsplash.com

Las conferencias multipuntos requieren de tres o más participantes, también se les conoce como videoconferencias grupales. Las conferencias multipuntos son ideales para empresas multinacionales con empleados remotos. Para este tipo de reuniones, un puente de conferencia es una herramienta útil.

Un puente de conferencia es el software y el hardware usados como puntos principales para reuniones grandes. Algunos programas de videoconferencia tienen un límite con respecto al número de participantes.

Si tu empresa planea realizar videollamadas multipuntos de forma regular con una gran audiencia, piensa primero en reuniones de equipo y seminarios web, luego haz la debida gestión para elegir el software de videoconferencia adecuado.

Algunas herramientas permiten grabar las videollamadas, lo que te permitirá tener tu última videollamadas como referencia para después. 

¿Cómo funcionan las videoconferencias?

VoIP es el motor de las videoconferencias. La tecnología permite la comunicación de audio y video a través de internet. VoIP transfiere señales audiovisuales entre dos ubicaciones remotas mediante algoritmos llamadas códecs (codificador-decodificador).

Imagina una reunión por videoconferencia en curso. Cuando alguien habla, el micrófono captura una señal analógica mientras que la cámara captura la señal de video. Los codificadores VoIP digitalizan estas señales y las transmiten a través de la conexión a internet.

Los decodificadores receptores convierten la señal digital nuevamente en señales de audio analógicas y de video, haciendo que los participantes puedan escuchar y ver todo lo que sucede. La mayoría de los softwares de videollamadas cuentan con cancelación de eco para eliminar cualquier desfase entre las fuentes de audio y video. 

Ventajas de las videoconferencias

Con el tiempo, los canales que usamos para comunicarnos entre nosotros, cambian. Hace dos décadas dependiamos de las llamadas de voz para comunicarnos. Hoy en día, ha aumentado la popularidad de las videoconferencias ya que ayudan a que las personas que trabajan desde distintas ubicaciones puedan comunicarse de forma más efectiva.

Pero ¿Qué hace que las videollamadas sean un medio de comunicación tan bueno? Echemos un vistazo a las cuatro principales ventajas de sumar las videoconferencia  a tu cultura corporativa.

Las videoconferencias reducen los costos

Nóminas, seguros médicos y viajes son los tres principales gastos para la mayoría de las empresas. Las videoconferencias le proporcionan a tus empleados una solución asequible para muchas reuniones presenciales y también reduce los costos de viaje para reuniones de rutina. 

Un dato curioso es que, Virgin Atlantic estima que las videoconferencias han permitido ahorrar hasta un 20% en costos de viajes al reemplazar las reuniones internas presenciales con videollamadas.

Lo más probable es que esto no sea algo que deba promocionar una aerolínea que se beneficia de los viajes, pero puede darte un sentido del potencial que tienen para ahorrar dinero.

Las videoconferencias no se desharán de tus costos de viajes por completo. Hay momentos donde se necesitan hacer reuniones presenciales. Después de todo, es difícil ir a un almuerzo luego de una conversación de negocios y formar esas conexiones personales de las que dependen las ventas y los negocios.

Sin embargo, no necesitas viajar cada vez que hay una reunión. En esas ocasiones, las videollamadas pueden ayudarte a dirigir efectivamente una reunión de negocios.

Un mayor compromiso y una mejor colaboración

Cuando más de un sentido está en acción, absorbemos la información con mayor rapidez y la retenemos por mucho más tiempo. Los seres humanos procesamos la información visual más rápidamente que los textos o el audio.

Las pistas visuales humanizan las conversaciones y aumentan los niveles de compromiso. Absorber y procesar información desde dos sentidos (auditivo y visual) asegura que esta se retenga por más tiempo.

De acuerdo a Psychology Today, la comunicación visual aumenta los niveles de colaboración al formar una conexión entre los participantes. Este tipo de conexiones mejoran las relaciones laborales y crean la sensación de tener un objetivo y resultados en común.

Por ejemplo, las personas usan emojis todo el tiempo cuando escriben ya que permiten que el receptor entienda el estado mental de la persona que envía el mensaje. Presta atención a lo siguiente:

  • Necesitamos hablar.
  • Necesitamos hablar. 🙂

Ambos mensajes poseen el mismo significado pero, la forma en la que interpretes lo enunciado puede ser bastante diferente.

Las videollamadas funcionan como las telefónicas tradicionales al proveer un punto de referencia visual para una conversación. Puede ver lo que la otra persona está haciendo. Puedes reaccionar a sus expresiones faciales, lo que ayuda a superar cualquier problema de comunicación.

Las videoconferencias aumentan la eficiencia y ahorran tiempo

Ya mencionamos la importancia de las pistas visuales y auditivas para la comunicación. Claro, poder ver a la persona con la que hablas es de mucha utilidad. Sin embargo, las videoconferencias te permiten hacer más que solo ver a la otra persona. 

La mayoría de las herramientas para realizar llamadas cuentan con la función de uso compartido de pantalla. Herramientas como esa te permiten discutir ideas complejas. Por ejemplo, si nos encontráramos explicando cómo usar WordPress, podríamos compartir nuestra pantalla y mostrarte cómo hacer una publicación. Esta facilidad permite que las personas puedan comprender un tema complicado.

El uso compartido de pantalla es solo una de las muchas otras características disponibles a través de los programas de videoconferencias actuales. Por ejemplo, puedes grabar reuniones, compartir notas al final de la llamada y mucho más. Todas estas funciones pueden ayudar a mejorar la eficiencia y ahorrar tiempo.  

Soportan a trabajadores remotos

El crecimiento de las videoconferencias suman valor al hecho de contratar empleados remotos a tiempo completo. Las empresas pueden reclutar a los mejores profesionales independientemente de su ubicación geográfica. La combinación de herramientas de gestión de equipos junto a las videollamadas pueden ayudar a los negocios a administrar el trabajo de mejor forma.

Las videollamadas también son una buena oportunidad de que los trabajadores remotos se relacionen y desarrollen relaciones con el resto de sus colegas. Esta conectividad ayuda a reducir la sensación de soledad y fomenta el compañerismo.

Otro factor a considerar es el tiempo de traslado, lo que se relaciona con el trabajo remoto. Es justo decir que el Covid-19 ha cambiado la manera en la que trabajamos. Imagina si más personas trabajaran desde sus casas al menos un día de la semana cuando las cosas regresen a la normalidad.

Pasar menos tiempo en la oficina y más tiempo en la casa puede beneficiar el equilibrio entre la vida personal y la vida laboral. Obviamente, no se puede adjudicar esto a las videollamadas, pero en definitiva juegan un papel importante en la ecuación.

Limitaciones de las videoconferencias

Las videoconferencias te permiten participar y desarrollar relaciones con tus colegas y tus clientes mientras se refuerza la confianza y la camaradería. Sin embargo, a pesar de sus beneficios, las videollamadas poseen ciertas limitaciones y riesgos.

Carecen del toque personal de interactuar en persona

Si bien las videoconferencias están cerca de emular la comunicación en persona, aún existe una brecha entre las interacciones virtuales y las reales. La mayoría de las empresas entienden esto y se limitan a usar las videoconferencias para reuniones de rutina, tanto internas como externas.

Las reuniones presenciales siguen siendo importantes y juegan un papel importante para muchas empresas. Sin embargo, no todas las reuniones son igual de críticas y las herramientas de videoconferencia pueden ayudarte a gestionar mejor la comunicación para esos encuentros menos importantes. 

Problemas técnicos

Como con cualquier tecnología, es posible que sucedan problemas con las videoconferencias. Los problemas técnicos pueden ir de errores menores en el programa de videoconferencia a fallos del internet, como los usuarios que no están familiarizados con el programa como para deducir estos inconvenientes en las sesiones en vivo.

Sin embargo, por otra parte, gran parte de los proveedores de programas de videoconferencia ofrecen soporte técnico las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Una preparación apropiada puede ayudar a que los usuarios se sientan más cómodos con el programa de videollamadas.

Por último, incluso si tienes problemas con tu conexión a internet, la mayoría de las veces las cosas funcionan bien.

Costos de los dispositivos adicionales

El costo de establecer soluciones empresariales y en múltiples locaciones puede significar una inversión significativa para las empresas. El valor del hardware especializado y su respectiva instalación se suman al precio del programa.

Sin embargo, como mencionamos anteriormente, puedes dirigir una videoconferencia desde tu teléfono. Como alternativa, también puedes usar la mayoría de las laptops actuales para hacer videollamadas.

Si bien una cámara de alta definición y un micrófono de buena calidad mejoran la calidad de la llamada, no resultan ser prerrequisitos esenciales.

Tendencias de videoconferencias a observar

Las videoconferencias han tomado pasos agigantados en los últimos diez años. Los últimos dos años han sido testigos de que el trabajo remoto y desde casa se han vuelto una nueva realidad.

Adecuado a un informe reciente de SkillScouter, el 78% de las corporaciones usan videollamadas para reuniones individuales y grupales, mientras que el 58% las usan para sus operaciones diarias.

Las tres tendencias de videoconferencia son:

La calidéz del video y la fidelidad del audio mejorarán

Los equipos de trabajo se dispersarán aún más, dándole mayor utilidad a los servicios de videoconferencia. Los empleados necesitan conectarse con el resto de sus colegas y clientes de una forma que replique las interacciones en persona.

La calidad del video y del audio continuará mejorando, convirtiendo en la norma el audio y el video de alta definición. Con el pasar del tiempo, empezaremos a realizar videoreuniones en UHD (ultra alta definición) y 4K. En gran parte del mundo, las computadoras, los dispositivos móviles y la velocidad de internet ya han alcanzado el lugar para soportar esta transición.

La experiencia de usuario será crítica 

Una pregunta ¿Qué hace que FaceTime y WhatsApp sean dos de las herramientas de videollamadas más ampliamente usadas?

La respuesta. Son fáciles de usar. Con solo tocar un botón puedes conectarte con personas de todo el mundo.

La simpleza de una solución de software favorece a su UX. La importancia de una buena experiencia de usuario es reconocida por los diseñadores por los diseñadores UI. Las empresas son más propensas a hacer la transición a programas de videoconferencia si son fáciles de usar y ofrecen una gran experiencia de usuario.

Una mejor integración con herramientas de productividad

Las reuniones mediante videoconferencia suelen ser más productivas que las reuniones presenciales. En el futuro, los programas de videollamadas ofrecerán una mejor integración con herramientas de productividad que le permitirán a los usuarios lograr más cosas en el menor tiempo posible.

Se podrán acceder a herramientas como transcripción y traducción, recortadores de videos, uso compartido de archivos de distintos formatos y la integración con aplicaciones de productividad durante las videoconferencias.

Permitiéndole a los usuarios compartir información y conocimiento de forma efectiva mientras se ponen en marcha ideas generadas durante la videollamada. 

Extra: Funciones de seguridad y privacidad mejoradas

La seguridad y privacidad de datos es la principal prioridad para todas las empresas. Los proveedores responsables de softwares de videollamadas se encuentran continuamente mejorando sus protocolos de seguridad.

Por ejemplo, se está haciendo más común emplear soluciones de cifrado como transport layer security (TLS o seguridad de la capa de transporte) y secure real-time transport protocol (SRTP o protocolo seguro de transporte en tiempo real) para proteger las datos del cliente y proporcionar un entorno seguro.

En resumen

Esta guía se enfocó en la importancia de las videollamadas para el mundo empresarial actual. Discutimos por qué son tan importantes para tantos negocios, así como algunas de sus ventajas y limitaciones.

Las videollamadas continuarán cobrando impulso y transformado la forma en la que las organizaciones interactúan interna y externamente. A medida que los trabajadores remotos y descentralizados se vuelven la nueva norma, las videollamadas te ayudarán a superar las barreras de la distancia.

Las videoconferencias aumentan la participación, la productividad, la rentabilidad y mejoran el balance entre la vida personal y la vida laboral.

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Michal Leszczynski

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