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Colaboración en Equipo Efectiva – Beneficios, Estrategias y Herramientas

Colaboración en equipo efectiva

La colaboración en equipo es importante por una razón, brinda resultados. Pero ¿cuáles son las claves para hacer más efectiva la colaboración en equipo dentro de tu empresa? Respondamos juntos esta duda.

¿Qué es la colaboración en equipo dentro del lugar de trabajo?

Hoy en día, no podemos negar que la era digital ha cambiado la manera en la que vivimos, pensamos y trabajamos. Los equipos que conforman las empresas ya no se ven limitados a permanecer a una misma ubicación o zona horaria. En las jerarquías organizacionales, las órdenes y respuestas han pasado a ser verticales, permitiéndole a los equipos tomar sus propias decisiones, compartir responsabilidades y celebrar logros juntos.

Múltiples informes, encuestas y estudios sobre los lugares de trabajo modernos aseveran que la colaboración en equipo aumenta la productividad, independientemente del tamaño o la industria a la que pertenezca la empresa. Pero, en realidad ¿Qué significa colaborar realmente?

El diccionario de la Real Lengua Española define colaborar como: “Trabajar con otra u otras personas en la realización de una obra.” Una investigación dirigida por Frost & Sullivan, amplía el término de colaboración como “una interacción entre la cultura y la tecnología, tal como los audios y las conferencias web, los correos electrónicos y la mensajería instantánea.”

Por lo tanto, la colaboración no sólo es trabajar junto a alguien (en nuestro caso, en equipo). Colaborar también plantea el uso de las tecnologías modernas para unificar equipos que se encuentren en distintas ubicaciones y zonas horarias. Adicionalmente, está el propósito de producir “algo”.

Dentro del mundo empresarial, ese “algo” representa resultados. Estos resultados siempre cuentan con un proceso y lograr que ese proceso sea efectivo determina el éxito de la colaboración en equipo dentro de la empresa. Ahora cuando entendemos qué es la colaboración y lo que logra, es momento de que descubras cómo tu negocio se puede beneficiar de la colaboración en equipo.

Las ventajas de la colaboración en equipo

Las ventajas más evidentes son gastar menos tiempo y ahorrar más dinero. No es ninguna sorpresa que los equipos efectivos finalizan tareas importantes más rápidamente y cumplen con las fechas límites con mayor eficiencia que los trabajadores individuales.

Las tecnologías modernas cambian la manera en la que colaboran los equipos. Permitiéndole a las personas tener acceso a la misma información desde cualquier lugar del mundo, lo que es de suma importancia para empresas con equipos distribuidos por todos lados. Las videoconferencias reducen el tiempo de las reuniones y eliminan los costosos viajes de negocios.

Otra ventaja deriva del uso de mensajerías para equipos. Esta es una poderosa solución para la comunicación y la colaboración empresarial. La idea de usar una mensajería instantánea para la comunicación no es algo nuevo, pero te sorprenderá lo útil que resultará el componente de colaboración de un programa.

La posibilidad de compartir con facilidad grandes archivos, un historial ilimitado de chat, llamadas de audio y video gratis, múltiples integraciones con otras herramientas de colaboración y productividad que reúnan toda la información que necesitas en un solo lugar, han popularizado en la actualidad a las mensajerías para equipos.

La colaboración le brinda a los miembros de un equipo igualdad de oportunidades para que compartan ideas, ayudando a tu empresa a ser una organización de aprendizaje. Los miembros del equipo comienzan a comprender y respetar mejor la diversidad, tomando decisiones como equipo, lo que los lleva a cumplir metas en común ¿Cuáles son las ventajas de la colaboración en equipo para tu empresa? No dudes en dejar tu respuesta en los comentarios.

Desafíos de la colaboración en equipo

Las ventajas de la colaboración en equipo son bastante decisivas, pero conllevan un precio. He aquí algunos de los desafíos que puede enfrentar tu empresa al volver efectiva la colaboración:

Sobrecarga de información

Hay muchísima información, así como consejos y herramientas de los cuales escoger, haciendo todo un reto digerir y adaptar ese conocimiento. La razón por la que existen tan amplía variedad yace en el hecho de que nadie sabe en realidad cómo hacer efectiva la colaboración en equipo o, para ser más exactos, cada uno maneja la idea de colaboración a su manera. La mejor forma de enfrentar ese desafío es conocer a tu empresa y a tu equipo lo suficientemente bien y así lograr entender cuáles consejos y herramientas mejor se ajustan a ti.

Sin resultados inmediatos

Establecer una colaboración efectiva es un proceso a largo plazo. Sin importar que tanto intentes o cuáles herramientas uses, tomará tiempo obtener resultados apreciables. Algunos gerentes impacientes incluso se dan por vencidos, abandonando el proceso a medio camino. Lo único que puedes hacer en este caso es creer en ti mismo, en tu empresa y en el hecho de que el resultado valdrá el esfuerzo.

Costos colaterales

Aparte del tiempo, colaborar requiere de esfuerzo y dinero. A veces hay un déficit de conocimiento entre los equipos o, incluso, dentro de un equipo. Algunas personas pueden requerir un poco más de entrenamiento para aprender a usar las herramientas. Acoplar equipos de distintas localidades o zonas horarias también requiere de un esfuerzo extra por parte de los gerentes.

Por último, las herramientas de colaboración pueden costar mucho, especialmente si eres una empresa emergente o estás pasando por una depresión económica en tu negocio. La solución yace en comprender que tu equipo se beneficiará de aprender acerca de nuevas tecnologías o conocer una mayor diversidad de opiniones.

Adicionalmente, muchas herramientas de colaboración ofrecen un período de prueba gratis o son, incluso, de uso totalmente gratuito.

Uso excesivo de correos electrónicos

Todos estamos familiarizados cuando nuestra bandeja de entrada nos sorprende con un número récord de correos electrónicos recibidos o enviados en un día. Admitamoslo, no importa qué tanto intenten las compañías de software en reemplazar los correos electrónicos, no podemos parar de usarlos.

Existen situaciones en las que son la única opción para cerrar un trato. Pero cuando de colaborar se trata, es tiempo de avanzar a las mensajerías para equipos, administradores de tareas y demás herramientas que hagan de la colaboración algo rápido, simple y atractivo.

Por cierto ¿cuáles son tus razones para seguir enviando correos electrónicos? No dudes en compartir tu opinión en los comentarios.

Falta de motivación

Prepárate para enfrentar un rechazo por parte de miembros individuales. Siempre habrá alguien con una actitud negativa o una opinión pesimista. Este tipo de personas se quejarán por todo, serán los primeros en oponerse y los últimos en pensar en una solución.

Es de suma importancia identificar a estas personas tan pronto como sea posible y hablarles en privado. En la mayoría de los casos, el motivo de su pesimismo es la falta de comprensión acerca de cómo una empresa, un equipo o un individuo puede beneficiarse de la colaboración en equipo. Si no se les brinda atención, estos individuos pueden disminuir sus niveles de productividad y perjudicar el estado de ánimo del equipo, causando frustración y conflictos.

Tal desafío también indica que tu equipo necesita de un líder fuerte que pueda motivar a sus colegas, explicarles el valor de la colaboración en equipo y hacer que todo el grupo tenga un mismo objetivo ¿Cuáles han sido los desafíos que tu equipo ha enfrentado al establecer una colaboración efectiva? Comparte tu experiencia en los comentarios.

Formas de mejorar la colaboración en equipo en el lugar de trabajo

Ya debe estar clara lo importante que es la colaboración y cuales son los posibles desafíos. Así que eshora de descubrir cómo hacerlo de forma correcta. He aquí algunos consejos para ayudar a tu equipo a colaborar de forma más efectiva.

Asegúrate de que los miembros del equipo se comuniquen entre ellos.

Vuélvete un ejemplo

De más está decir que el éxito de la colaboración en equipo depende en gran medida del apoyo por parte de los gerentes y los ejecutivos de la empresa. Asegúrate de crear un ambiente propicio para la colaboración y establecer una cultura de colaboración en cada nivel de la empresa.

Los miembros del equipo no deberían tener miedo de hablar e interactuar tanto con colegas como con los gerentes. También, es imposible forzar a los miembros del equipo a colaborar.

La colaboración efectiva no puede suceder a menos que los empleados confíen en la empresa y se sientan cómodos. Ten siempre en mente que una relación de apoyo define el futuro éxito de la colaboración en tu equipo.

Establece objetivos claros

Todo equipo efectivo necesita entender cuáles son los objetivos en común, cómo se miden y en qué deberían enfocarse. Establece expectativas realistas, sino tu equipo, en vez de salir exitoso, se frustrara.

Define roles y responsabilidades

Los miembros del equipo deberán comprender sus roles y sus responsabilidades dentro de un entorno colaborativo. Por cierto, no olvides revisar estos roles, crear un enfoque individual para cada miembro. Adicionalmente, alienta a los miembros del equipo a tomar más responsabilidades y a estar listos para apoyarlos en caso de algún obstáculo. 

Organiza el proceso

No puede ocurrir un ambiente de colaboración a menos que organices los procesos de trabajo. Además de brindar apoyo, crear confianza, determinar los roles de los miembros del equipo y sus responsabilidades, tu tarea es proveer al equipo una plataforma para compartir sus ideas y dejar sus opiniones.

Intenta incluir a los miembros del equipo en la toma de decisiones importantes relacionadas a los proyectos en los que se encuentran trabajando. Permítele a los miembros comunicar el estado de su trabajo en tiempo real.

Si tu empresa cuenta con equipos remotos, necesitas una herramienta apropiada para la gestión de proyectos que soporte métodos Scrum y Kanban, y que ofrezca flexibilidad para las empresas. Te ayudará a crear un entorno de colaboración, manteniendo múltiples equipos enfocados en un mismo objetivo. 

Ayúdate con herramientas para mejorar tu colaboración

La cultura de la colaboración no solo requiere de una gran organización y entendimiento de los procesos empresariales, sino también depende de las herramientas que uses para mejorar la comunicación en tu equipo. El propósito de las herramientas de colaboración es ayudar a tu equipo a hacerle frente a metas en común y aumentar la productividad, haciendo las tareas de rutina más rápido y fáciles de complementar.

Hoy día existen cientos, sino miles de herramientas de donde escoger. Se diferencian en el tipo de tareas que pueden resolver, sus características, precio, la interfaz de usuario que ofrecen y muchos otros factores.

Una combinación de funciones, incluyendo mensajería instantánea, herramientas ágiles para la gestión de tareas, blogs y wikis, deberán ser usadas para motivar a los equipos y dar paso a una colaboración efectiva.

Aún habiendo una amplia variedad de herramientas en el mercado, encontrar una que sea flexible y que se integre adecuadamente con las soluciones empresariales que usas puede volverse toda una travesía. Si ya cuentas con algún programa para la colaboración en equipo y quieres más, es mejor verificar que la nueva herramienta es compatible con la que ya te encuentras usando.

A continuación una breve lista con algunas de las mejores herramientas disponibles para hacer efectiva la colaboración de tu equipo.

¿Cuáles son algunas herramientas de colaboración?

Chanty, una herramienta de colaboración

Chanty es un sencillo chat que hace fluir la comunicación y la colaboración entre los equipos. Ayudamos a los pequeños equipos a volverse más productivos al ofrecerles una mensajería instantánea con historial de mensajes ilimitado, uso compartido de archivos y unificando las notificaciones de múltiples servicios en un solo lugar.

En nuestra misión para humanizar los procesos empresariales, Chanty da un paso más allá. Los flujos de trabajo ofrecen estructura a las conversaciones, permitiéndole a los miembros del equipo coordinar tareas importantes de una forma más eficiente. Las llamadas de audio y video, transcripciones de voz e integración con algunos de los servicios más populares hacen de Chanty una poderosa herramienta empresarial.

Slack, una mensajería para equipos

Slack es una mensajería para equipos con una impresionante lista de herramientas de colaboración. Tu equipo se puede beneficiar del uso compartido de archivos, la búsqueda y el archivo (limitado a 10 000 mensajes a través de su Plan Gratuito), integración con Google Drive, Box y Dropbox, herramientas para la gestión de tareas como JIRA, Trello y Zendesk, repositorios de códigos de fuente como Bitbucket y GitHub, además de recetas IFTTT y redes sociales como Twitter.

ProofHub, un gestor laboral integral

ProofHub reúne todos los aspectos de un gestor de proyectos y colaboración. La opción para cambiar entre múltiples vistas, incluyendo una vista de tablero Kanban, de calendario y de diagramas Gantt, le suma flexibilidad. A cada tarea se le puede asignar una fecha de inicio y finalización para asegurar que los plazos sean respetados. Cuenta con un chat integrado, uso compartido de archivos y una función de corrección de textos en línea que optimiza la colaboración y proporciona una idea clara sobre los archivos y las imágenes. La mejor parte es que dispone de una interfaz fácil de usar, haciendo de su uso por primera vez algo bastante cómodo.

Trello, un gestor de proyectos

Trello usa el método de gestión de proyectos de Kanban, donde tus proyectos son representados a través de tableros que contienen listas de tareas. Cada lista contiene tarjetas con tus tareas y la posibilidad de asignar las tareas a cualquier miembro de tu equipo. Los usuarios y los tableros de Trello pueden agruparse por organizaciones. Dependiendo del progreso de la tarea, las tarjetas se mueven de una lista a otra, representando el ciclo de un proyecto de una idea a su implementación.

Backlog, un administrador de proyectos en línea

Backlog es un administrador integral de proyectos en línea para la gestión de tareas, control de versión y seguimiento de errores. Uniendo los beneficios organizacionales de un sistema de gestión de proyectos con el poder y la comodidad de la administración de códigos. Backlog mejora la colaboración en equipo en pequeñas y grandes empresas. Planifica el trabajo, monitorea el progreso y actualiza el código directamente desde Backlog.

¿Por qué Backlog? Por su administrador de tareas, seguimiento de errores y control de versiones en una sola herramienta. Mejor planificación y gestión de recursos gracias a diagramas Gantt y burn down. Repositorios SVN y Git integrados. Estados y flujos de trabajo personalizados que se ajusten a tu proyecto. Aplicación móvil para usuarios Android e iOS.

Las videollamadas de Skype

Skype es otro popular servicio de videochat y llamadas. Lo encontrarás útil al momento de realizar llamadas diarias o semanales, hacer videoconferencias con equipos remotos, llevar a cabo entrevistas de trabajo, comunicarte con clientes y tener la posibilidad de llamar a números fijos.

Además de sus funciones básicas gratuitas, Skype ofrece otras funciones pagas para empresas, tales como conferencias con hasta 250 personas, compatibilidad con las herramientas de MS Office, integración con otras aplicaciones empresariales externas y una mejor seguridad.

Pics.io, una herramienta para la gestión de recursos digitales

Otra buena forma de mantener tus recursos en orden. Las herramientas de gestión de recursos digitales (también conocidas como DAM) como Pics.io te ayudarán a realizar tareas más eficientemente. Pics.io en un DAM integral que funciona perfectamente para equipos distribuidos. La herramienta crea una plataforma centralizada para tus recursos, permitiéndote el acceso y la distribución de archivos de forma rápida y sencilla.

Cincopa

Con Cincopa puedes fácilmente crear, presentar y compartir videos con colegas. Una plataforma de alojamiento de videos y de gestión de recursos digitales. Cincopa ofrece una amplia variedad de funciones adaptadas a la colaboración entre empleados. Con RecTrace, los miembros del equipo pueden grabarse a sí mismos, sus pantallas o ambas y enviar videos personalizados. Con una extensión gratuita de Chrome, RecTrace puede ser usado desde el navegador donde tengas tu correo electrónico. Una vez que termines la grabación, será adjuntado automáticamente a tu correo ¡También puedes buscar a través de la biblioteca de videos de Cincopa sin tener que abandonar tu navegador! 

Opciones de precio: Periódo de prueba gratuito de 30 días. La suscripción comienza a partir de $9 al mes. Para plataformas web.

Zendesk, un servicio de de atención al cliente

Zendesk es una solución integral de atención al cliente. Ofrece una interfaz personalizable, un chat en vivo y la integración con aplicaciones como Salesforce y Google Analytics. También asiste a las empresas a mejorar la captación de clientes y entender mejor sus mercados objetivos.

Google Workspace y Dropbox, aplicaciones para la colaboración

Google Workspace es una buena solución para equipos remotos. Permite el almacenamiento, organización y búsqueda de archivos combinados además de funciones colaborativas como compartir, editar y comentar dentro de documentos y aplicaciones. Además de colaborar en contenido de marketing hay otros usos, tales como proveer informes, apuntes de reuniones e integración con otros servicios.

Dropbox es bastante útil cuando necesitas compartir PDF y archivos multimedias que no sean textos mediante un enlace, sin la necesidad de atiborrar tu correo electrónico con archivos pesados.

GanttPRO, un gestor de proyectos

GanttPRO es una herramienta de gestión de proyectos que se basa en diagramas Gantt. Este programa posee una interfaz elegante e intuitiva donde incluso nuevos miembros del equipo puedan fácilmente entender la cantidad de trabajo y otros detalles importantes. GanttPro reúne todas las actividades laborales que los equipos realizan diariamente:  administrador de tareas, seguimiento del progreso, gestor de recursos y costos, colaboración de equipos, registro del tiempo y mucho más. El programa puede volverse un lugar donde los equipos pueden coincidir día a día y aumentar su productividad a través de un gestor de proyecto eficiente.

Así que esta es una breve lista de programas y herramientas que mejorarán la colaboración en equipo. También hay una guía mucho más extensa sobre herramientas tecnológicas que puedas usar al trabajar juntos. La lista incluye una descripción detallada y los precios de cada herramienta. Échale un vistazo a “Más de 50 increibles herramientas para la colaboración en equipo en 2020”.

Como puedes ver, hoy encontrarás la herramienta apropiada para cualquier tarea o actividad en la que te encuentres trabajando. Para tomar la decisión correcta deberás considerar tus necesidades, la infraestructura ya existente y no tengas miedo a experimentar ¿Cómo elegirás la herramienta correcta para tu equipo? Déjanos saber en los comentarios.

Conclusión

Una colaboración en equipo efectiva es de suma importancia para el éxito general de un equipo. Permite a tu empresa aumentar la productividad, ahorrar tiempo y dinero en cada proyecto. Asimismo, mediante la colaboración en equipo, los miembros pueden compartir valores, responsabilidades y experimentar un sentido de pertenencia hacia un grupo enfocado en alcanzar un objetivo común.

El principal desafío que impide a las empresas establecer una cultura de colaboración viene de la comprensión del valor de la misma colaboración. 

Para priorizar una colaboración en equipo efectiva para tu empresa, deberás:

  1. Comenzar con un juego de metas para mejorar la colaboración en equipo dentro de tu empresa.
  1. Asegurarte que tu equipo entienda el valor de la colaboración al igual que tú. Toma un enfoque individual si alguno no está al tanto
  1. Considera la colaboración como un proceso a largo plazo y prepárate para dedicar el tiempo, el dinero y el esfuerzo para hacer que funcione.
  1. Brinda apoyo y motiva a tu equipo al momento de lograr una colaboración en equipo efectiva.
  1. Usa las herramientas adecuadas que llevarán la colaboración en tu equipo al siguiente nivel.

Actualización: El futuro de la colaboración en equipo

Al ingresar a la Industria 4.0, hemos estado navegando una nueva era de colaboración en equipo. Los miembros que trabajan desde múltiples ubicaciones cada día son más comunes. Los equipos se distribuyen cada vez más dentro de la fuerza laboral moderna, haciendo de la colaboración entre empleados incluso más crucial  Así que ¿Cómo pudiésemos hacerlo eficiente?

Jonathan Rosenberg, vicepresidente y director de tecnología del Collaboration Technology Group de Cisco, afirma que en el futuro nos encontraremos en un “estado perpetuo de reuniones”. Estos constante encuentros no será solo para llamadas de audio y video, sino también para chat y videoconferencias.

Es aquí donde las herramientas de comunicación entrarán con fuerzo al juego. Los expertos están seguros, el futuro de la colaboración en equipo será, sin lugar a dudas, móvil. Facilitado casi por completo mediante teléfonos inteligentes. Además, como el fundador y director general de Zenkit, Martin Welker supone, 10 años en el futuro, la colaboración en equipo “incluirá procesos aumentados y de aprendizaje automático”.

Sacando ventaja de la inteligencia artificial

Hablando de colaboración en equipo efectiva, no podemos negar que este ha sido el año de hacer de la I.A. el centro de atención de nuevo.

El aprendizaje automático y la inteligencia artificial son activamente soportados por marcas innovadoras como Google, Apple, Facebook y miles de otras empresas alrededor del mundo. Con todo el esfuerzo que se ha visto dirigido a potenciar productos inteligentes, no tomará mucho tiempo para que la tecnología responda, volviéndose más inteligente y fácil de usar.

Señales de una colaboración en equipo efectiva

Hay un estudio comprensivo de Gallup acerca de qué tienen en común los equipos consolidados. Aunque fue llevado a cabo en el 2009, se cita constantemente a través de la web y es realmente oportuno en la actualidad.

De acuerdo a Tom Rath y a Barry Conchie, ser resiliente a los conflictos es la primera señal evidente de una colaboración en equipo efectiva. Por eso, ningún debate podrá fragmentar al equipo. Por el contrario, los colegas podrán ganar fortaleza y desarrollar cohesión en tiempos duros.

Entre otras señales de que un equipo está siendo eficiente yace en la habilidad de que los miembros pongan lo que es mejor para el equipo por delante de sus egos. Sin embargo, de acuerdo al estudio, los colegas también deberán estar comprometidos con sus vidas personales tanto como lo están a su trabajo.
De acuerdo a Jon Katzenbach y su  libro “The Team Performance Curve” (La curva de desempeño en equipo), es útil tener en mente que los equipos se someten a ciertas etapas de efectividad. Es toda una travesía pasar de ser un grupo de trabajo a un equipo extraordinario. Pocos lo logran con éxito ¿Tu lo intentarías?

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