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5 Consejos para Implementar una Política de Trabajo desde Casa en tu Empresa

Trabajo desde casa

Trabajar remotamente ha sido la solución de un sinfín de empresas para afrontar el problema del síndrome del trabajador quemado. Las empresas que no ofrecen la opción de trabajar remotamente han tenido que lidiar con renuncias en masa, resultado de su indisposición para evolucionar, pero no debe ser tu caso.

Si deseas adaptarte a las tendencias de trabajo remoto antes que perder a tus empleados capacitados, entonces has venido al sitio indicado. En este artículo te enseñaremos todo lo necesario acerca de la organización de equipos remotos. Comencemos.

Twitter y Ctrip: Empresas que adoptaron el modelo de trabajo remoto

Existe un sinnúmero de empresas que cuentan con empleados que trabajan remotamente y sus dimensiones pueden variar considerablemente. Esta sección se enfocará en dos en particular: Una con la que estás ya familiarizado y otra de la cual seguramente no has oído. 

Compararemos enfoques, evaluaremos sus respectivos resultados y qué nuevas lecciones podemos obtener de sus experiencias. Empecemos con la empresa multimillonaria de tecnología que jugó un gran rol en revolucionar el panorama de las redes sociales.

Twitter

Twitter, indiscutiblemente una de las empresas de tecnología más grandes del mundo, no solo ha optado por trabajar remotamente sino que también ha facilitado esta transición para sus empleados. En lugar de comprar equipos para su personal, Twitter ha decidido dejarle a sus empleados todo ese proceso.

Seguramente te preguntes ¿cómo esto facilita la transición? Bueno, Twitter le ha reembolsado a sus empleados los costos incurridos durante la instalación de sus oficinas en casa. La política de reembolso cubre todo, desde los escritorios, sillas ergonómicas, impresoras y demás equipos que su personal pueda necesitar.

Inclusive los gastos que puedan incurrir por servicios de videoconferencia, consumo de datos o programas de gestión de proyectos serán cubiertos por la compañía. Twitter es el ejemplo perfecto de cómo hacer la transición al trabajo remoto tan fácil como sea posible para sus empleados.

Ctrip

En el año 2016, una agencia de viajes china con una capital humana de 16.000 personas, buscaba explorar la viabilidad del sistema de trabajo remoto para ver si podía reducir los gastos generales y aumentar la productividad de tu personal.

Comenzaron por designar a grupos reducidos de su departamento de centro de llamadas a ambientes domiciliarios. Los primeros resultados fueron bastante prometedores ya que hubo una caída en las tasas de renuncias, mejor rendimiento general e, incluso, una mejora en el estado de ánimo general de acuerdo a los comentarios del personal. 

La agencia también ha logrado ahorrar $1 000 por cada trabajador que ha optado por trabajar de forma remota, dado que pudieron liberar espacio de la oficina que los empleados hubiesen ocupado. Eventualmente, Ctrip implementó esta política en toda la agencia ya que los resultados preliminares fueron tan positivos.

No obstante, una vez que lo hicieron, empezaron a llegar reclamos de parte de sus empleados. Lo más notorio es que la gran mayoría de las quejas se trataba de una cosa: la soledad. La soledad conlleva a una caída en la productividad. Sigue leyendo para saber cómo contraatacar ambas problemáticas.

Indicadores clave de desempeño

Una de las partes más complicadas de la gestión de equipos remotos es mantenerlos responsables de su rendimiento. Después de todo, resulta tentador para muchos trabajadores remotos  holgazanear ya que sus superiores realmente no lo sabrán.

Afortunadamente, existe una solución a este problema. Si estableces indicadores clave de desempeño (conocidos en inglés como KPIs) para cada equipo remoto, entonces mantendrán su entusiasmo ya que podrás evaluar que tan bien han trabajado en las últimas semanas, meses o, incluso, años.

Si bien es más que posible utilizar los indicadores clave de desempeño para monitorear el rendimiento a largo plazo, recomendamos que los utilices para determinar la productividad a corto plazo de tus equipos remotos. El periodo de tiempo ideal es de dos a cuatro semanas, dependiendo a cuál departamento pertenezca el equipo.

Si te encuentras monitoreando un equipo de marketing, entonces medir el desempeño mensualmente es mucho más justo ya que toma tiempo organizar campañas y algunos medios publicitarios no muestran resultados de forma inmediata.

Por otra parte, a los representantes de ventas generalmente no les toma más de dos semanas cerrar un trato con un posible cliente, así que si sus números han estado cayendo en los últimos  14 días, entonces eso indica una disminución del desempeño en esa parte del equipo.

Estrategías

Además de establecer indicadores clave de desempeño, también puedes usar estrategias para ayudar a los equipos a mantener el curso incluso trabajando remotamente. Cuando te encuentras en un ambiente de oficina, puede resultar fácil llamar a los empleados para que asistan a reuniones cada vez que quieras.

Esto implica que puedes transmitir objetivos con claridad y reconsiderar objetivos cuando sea necesario. Gran parte de los equipos remotos no disfrutan de ese lujo. Mientras que, en el mercado, existen un sinfín de soluciones para realizar conferencias virtuales, ninguna de ellas te brindará el mismo nivel de claridad que se obtiene a través de reuniones presenciales.

Para remediar este problema que gran parte de los equipos remotos enfrentan, deberás establecer una estrategia que defina todos los objetivos que necesitan ser alcanzados durante el siguiente mes, trimestres o año. En esencia, las estrategias son una lista de tareas con más detalles y que cubre un periodo de tiempo mayor.

Prueba ser tan específico y transparente como te sea posible al momento de crear una estrategia para empleados remotos. Cualquier imprecisión de los objetivos puede perjudicar considerablemente el desempeño. Por último, te sugerimos recibir la opinión de parte de los trabajadores remotos para poder optimizar la estrategia.

Iniciativas de salud

Enfrentemoslo, los trabajadores remotos serán tan productivos desde casa como potencialmente pudiesen serlo si no se encuentran bien de salud. Posiblemente creas que los trabajadores remotos deberían estar en mejor condición de salud que aquellos que pasan todo su tiempo en la oficina, ya que cuentan con más tiempo para ir al gimnasio.

Lamentablemente, esto no es así. A pesar de tener la “libertad” de tener una sólida rutina  de ejercicios diaria o de dormir ochos horas completas todas las noches, los empleados remotos suelen sufrir de problema de salud consecuencia de pasar toda una noche trabajando o procrastinar y dejar todas la tareas para última hora, lo cual es poco saludable al nivel mental.

Si deseas que tus trabajadores remotos estén bien física y mentalmente, entonces necesitas fomentar hábitos sanos para la salud cardiaca, como hacer ejercicios con regularidad y comer bien. Las enfermedades cardiovasculares son un riesgo prominente para aquellos que trabajan desde casa, así que toma la iniciativa y cuida de tus empleados.

Alienta el trabajo en equipo

Muchas empresas se muestran reacias a adoptar las medidas para implementar el trabajo remoto, ya que se preocupan que pueda obstaculizar el libre flujo de la colaboración que se puede evidenciar en un ambiente de oficina. Hasta cierto punto, tienen la razón.

No es ningún secreto que algunos equipos remotos colaboran con menos frecuencia que sus contrapartes que trabajan desde las instalaciones de la empresa. Como la gran mayoría de los obstáculos que enfrentan los equipos remotos, sin embargo, hay una solución.

Una de las mejores formas de alentar el trabajo en equipo dentro de tus equipos remotos es hacer que todos se sientan parte de algo mayor. Sabemos que suena un poco cliché, pero es cierto. Incluso algo tan simple como decir hola cada mañana en el chat de equipo puede ayudar.

Hablando de chats de equipo, deberías mantenerte las cosas positivas allí, ya que el ambiente digital  impactará directamente el estado de ánimo de tu equipo remoto. Nadie quiere pasar el tiempo colaborando en un chat de equipo repleto de pesimistas.

Las reuniones diarias a través de una herramienta de conferencia en línea también establecerán un sentido de solidaridad en tu equipo digital. No importa si el tema trata de novedades acerca de la empresa, planes de marketing o así sea para saber cómo le ha ido a todos durante el día. Lo importante es que las personas tengan la oportunidad de interactuar.

Por último, si tú eres la persona encargada del equipo remoto, entonces compartir artículos informativos y TED Talks semanalmente o proporcionarles frecuentemente tus observaciones de una forma constructiva y respetuosa. Esto no solo reflejará autoridad, sino que también motivará a los empleados a trabajar constantemente en desarrollar sus habilidades.

Herramientas esenciales

Cualquier empresa con un equipo remoto deberá asegurarse que posean las herramientas tecnológicas necesarias para desempeñar correctamente sus funciones. Esto supone principalmente hardware, pero también pudiese incluir software en algunas situaciones. Hasta el acto de comprar una nueva computadora portátil para tus empleados puede hacer una gran diferencia.  

Si tus empleados se encuentran trabajando para tí a través de una tableta, en vez de una laptop o un equipo de escritorio, entonces querrás considerar proveerles unos teclados Bluetooth. Esto es especialmente importante para trabajos donde tipear sea un aspecto imperativo, como la redacción o el servicio de atención al cliente a través de chats en vivo.

Si bien no son tan esenciales como son las laptops o los teclados Bluetooth, los auriculares con cancelación de ruido sirven como una herramienta útil para los empleados remotos, ayudándolos a mantenerse enfocados, incluso trabajando en ambientes caóticos.

Conclusión

Como puedes ver, organizar a empleados remotos no necesita ser una pesadilla o una constante batalla si utilizar algunas de las estrategias comprobadas anteriormente mencionadas. Los equipos remotos pueden ser tan productivos y colaborativos como sus contrapartes en la oficina si los gestionas correctamente.

Bien sea que seas un gigante de las redes sociales o una agencia de viajes, los restos siguen siendo prácticamente los mismos para los empleados que se encuentren trabajando desde sus casas. Cuando cubres las necesidades de tu personal, estos serán igual de productivos en casa como en la oficina, o incluso más.

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Jake Lizarraga

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